De opvolging van incidenten tijdelijk overdragen in je vakantie

Zorg dat de opvolging van incidenten blijft doorlopen

Op verzoek van enkele klanten is enkele jaren geleden de “Acteren als”-functionaliteit ontwikkeld. Een functionaliteit die in de vakantieperiode goed van pas kan komen. Stel, je wilt twee weken vrij nemen tijdens de feestdagen. Wie neemt dan jouw taken waar? Bijvoorbeeld de opvolging van incidenten, die kan niet altijd zomaar twee weken wachten. Dat kun je oplossen met de “Acteren als”-functionaliteit.

Je kunt hiermee op eenvoudige wijze een andere collega bevoegd maken voor de rol die jij hebt in onze software. Deze bevoegdheid kun je zelf instellen, zonder tussenkomst van de administrator of IT-afdeling. Een belangrijke voorwaarde hierbij is wel dat de persoon die deze tijdelijke bevoegdheid ontvangt reeds gebruiker is in het systeem. Het is namelijk wel belangrijk dat deze persoon reeds bekend is in de applicatie en de werkprocessen rondom bijvoorbeeld een incident-melding. Om dit in te kunnen richten moeten de rechten wel goed ingesteld staan: je moet de rechten hebben vervangers te beheren en de andere persoon moet de rechten hebben om te kunnen acteren als vervanger. Dit dient éénmalig door de administrator te zijn ingesteld.

Hoe kun je een vervanger aanwijzen?

1. Log in op het account waarvan je de rechten wilt delegeren;
2. Ga linksonder bij je gebruikersinformatie naar “Vervangers beheren”;
3. Klik met je rechter muisknop voor het aanmaken van een nieuwe toewijzing;
4. Zoek in het nieuwe venster naar de andere gebruiker;
5. Klik op “Toekennen”;
6. Eventueel kun je een start- en einddatum opgeven voor deze bevoegdheid;
7. Opslaan en sluiten

Let op: wanneer je dit inricht geef je al je rechten door, niet de bijbehorende notificaties. De vervanger dient dus nog wel in te loggen om te zien of er taken klaar staan.

Extra tip!

Deze functionaliteit is ook handig om te gebruiken wanneer je twee accounts hebt in het systeem, bijvoorbeeld als je manager bent van verschillende afdelingen. Dan worden je rechten in het systeem namelijk gestapeld en heb je geen goed overzicht meer per verschillende afdeling. Dit is op te lossen door de rechten van 1 van je accounts over te dragen naar je andere account. Vanaf dat moment kun je via 1 inlog in beide accounts werken en blijven de gegevens gescheiden en overzichtelijk.

Wil je hier meer over weten? Neem contact met ons op of stel je vraag via het contactformulier.