Ook partner worden?

Kwaliteitsmanagement in de praktijk

Kwaliteitsmanagement wordt steeds belangrijker voor je organisatie. Naast je klanten en medewerkers vragen ook bijvoorbeeld overheidsinstanties of aandeelhouders om een aantoonbare verbetering en borging van veiligheid en kwaliteit.

Hoe beheer jij de verbeteracties in je organisatie en zorg je dat deze bijdragen aan meer veiligheid en kwaliteit? The Patient Safety Company helpt organisaties wereldwijd al meer dan 15 jaar met o.a. software voor kwaliteitsmanagement. Een flexibele oplossing voor het registreren en analyseren van (bijna-) incidenten, tot aan het automatiseren van verbeteracties. 

Hieronder beschrijven we enkele belangrijke aspecten van kwaliteitsmanagement:

  1. Bepaal de kwaliteitsmanagement doelstelling
  2. Vertaal je data naar verbeteracties
  3. Werk met de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus
  4. Borg de resultaten van je verbeteracties
  5. Opleiding van je medewerkers
  6. Draagvlak bij alle betrokkenen
  7. Inrichting van een kwaliteitsmanagementsysteem

Bepaal de kwaliteitsmanagement doelstelling

Een kwaliteitsmanagementsysteem geeft meer zicht op het aantal vermijdbare fouten, waardoor gericht kan worden gewerkt aan verbeteringen. De inrichting van een dergelijk systeem kan bijdragen aan een breed scala aan doelstellingen:

  • bereiken van organisatiedoelstellingen;
  • verbeteren van de patiënt/cliënttevredenheid;
  • kostenbeheersing door het verminderen van vermijdbare fouten;
  • vergroten van de effectiviteit van de organisatie;
  • verbeteren van de dienstverlening;
  • verbeteren van de veiligheidscultuur en risicobewustzijn;
  • inzichtelijk maken van de prestaties op teamniveau en individueel niveau

Bepaal samen met het management wat de meeste belangrijke doelstelling is én hoe je dit meetbaar gaat maken. Vergeet niet deze doelstelling ook te communiceren met je medewerkers en regelmatig terug te koppelen welke vooruitgang is gemaakt met de verbeteracties.

Vertaal je data naar verbeteracties

Uit studies naar calamiteiten weten we dat deze vaak worden veroorzaakt door een reeks gebeurtenissen, ook wel bijna-incidenten. Wanneer organisaties niet kijken naar de bijna-incidenten blijven kansen tot verbetering onbenut, omdat deze veel informatie geven over de zwakke schakels in een proces.

Door al je (bijna-) incidenten centraal te registreren in een kwaliteitsmanagementsysteem heb je uiteindelijk voldoende data. Zo kun je bijvoorbeeld trends ontdekken welke type incidenten vaker voorkomen. Deze trends zijn vervolgens input voor een diepgaande incidentanalyse naar wat kan bijdragen aan het verbeteren van de veiligheid.

Dit is interessante management informatie om te gebruiken bij het besluiten over welke verbeteringen prioriteit moeten krijgen. Door het verspreiden van rapportages worden leidinggevenden zich bewust van de risico’s in de organisatie. Zij worden uitgedaagd de dingen op hun afdeling beter/anders te doen door meer tijd, geld, mensen of materiaal beschikbaar te stellen.

Lees meer over de mogelijkheden met onze software voor het leren en verbeteren in je organisatie.

Belangrijke aspecten van kwaliteitsmanagement
Heb je vragen over de mogelijkheden?
Laat je vraag achter op ons contactformulier!
Incident Management eBook

Download Incident Management eBook

Hoe zorg je dat je organisatie leert van incidenten?
Hoe maak je de stap naar digitaal incident management?
Wil je tips voor het analyseren van incidenten?
Lees ons eBook voor meer informatie over de inrichting van je incident management.

Download eBook

Werk met de Plan-Do-Check-Act cyclus

Voor het daadwerkelijk realiseren van verbeteringen is het belangrijk om een gestructureerde aanpak te hanteren voor het doorlopen van je verbeterstappen: de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus is een veel gebruikte aanpak.

De PDCA cyclus geeft vier activiteiten weer, die op alle verbeteringen in organisaties van toepassing zijn en moeten zorgen voor een betere kwaliteit. Met het cyclische karakter wordt benadrukt dat de kwaliteitsverbetering een continu proces moet zijn die continue aandacht vraagt.

De vier activiteiten volgens de PDCA cyclus:

  • PLAN: image-7Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast;
  • DO: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling;
  • CHECK: Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen;
  • ACT: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK.

Borg de resultaten van je verbeteractie

Zorg voor een centrale én digitale registratie van je verbeteracties. Zo kunnen verbeteringen op bepaalde afdelingen gemakkelijk worden overgenomen door andere afdelingen. Dit vergroot niet alleen de efficiëntie, ook de veiligheid op de werkvloer wordt meteen aangepakt. Dat proces is natuurlijk veel ingewikkelder wanneer incidenten in een ordner of een computer van één van de managers staat.

De kwaliteitsmedewerker en operationeel manager hebben een belangrijke taak waar het gaat om het borgen van veiligheid. Wanneer zij regelmatig samen de verbeteracties bespreken, weten ze heel snel wat wel en niet werkt of meer aandacht nodig heeft. Hierdoor ontstaat meer grip op verbeteringen met uiteindelijk een verhoging van de productiviteit en veiligheid. Het geven van een tijdige opvolging aan betrokkenen en communicatie over verbeteringen zal bijdragen aan een goede verbetercultuur.

Zorg dat je samen met het team een deadline bepaald wanneer de verbeteractie moet zijn doorgevoerd. En plan alvast een evaluatie in, korte tijd daarna. Door met elkaar te bespreken wat de nieuwe ervaringen zijn kan een nieuwe procedure snel worden bijgesteld als dit nodig is. Leg deze learnings ook vast in het dossier van de verbeteractie. Zo kunnen andere afdelingen die deze verbeteractie ook willen implementeren hier rekening mee houden.

Doel Kwaliteitsmanagementsysteem
Wat is het doel van een kwaliteitsmanagement systeem?

“Veel organisaties kiezen er voor om de indicatoren van veilige zorg digitaal te verwerken, zodat deze gemonitord kunnen worden”.

Succesvolle implementatie kwaliteitsmanagement
Hoe zorg je voor een succesvolle implementatie van kwaliteitsmanagement?

“De implementatie van een digitaal kwaliteitsmanagement systeem brengt een nieuwe werkwijze met zich mee. Dit kan acceptatie door medewerkers bemoeilijken”.

Kwaliteitsmanagement blogs:

 

Opleiding van je medewerkers

Door een incident met alle betrokkenen te bespreken 'leert' men dat incidenten bij iedereen kunnen plaatsvinden. Juist door deze bespreekbaar te maken draagt het bij aan een verbetering van de veiligheid op de werkvloer. Door de inzichten en ervaring van meerdere mensen te bundelen ontstaat een goed beeld van de oorzaak en mogelijke verbeterpunten.

Incidenten en verbeteracties moeten echter niet alleen binnen de afdeling besproken worden maar ook met andere afdelingen. Anders krijg je silo-oplossingen waarbij andere collega’s op een later moment dezelfde incidenten kunnen veroorzaken. Als 'lerende' organisatie kun je dit voorkomen én de verbetering van kwaliteit daadwerkelijk borgen in je processen.

Het is belangrijk dat medewerkers zich bewust worden van onbewuste gedrag. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de audit bij het klaarmaken en toedienen van high risk medicatie, zoals parenteralia. Tijdens de audit bleek dat een groot deel van de verpleegkundigen niet wist dat het werkblad gedesinfecteerd moet worden bij deze verrichting. Zij waren zich dus niet bewust dat ze onveilig te werk gingen. Oud gedrag moet dan worden afgeleerd en nieuw gedrag moet worden aangeleerd.

Voor een leidinggevende is het belangrijk dat er aandacht is voor de professionele en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. Op teamniveau gaat het hierbij om de collectieve competenties, zoals samenwerking, feedback en communiceren. Ook kunnen e-learnings ontwikkeld worden, waarbij je vervolgens toetst of men over de noodzakelijk kennis beschikt. Het voordeel van een e-learning (en goede documentatie van procedures) is dat nieuwe medewerkers hierdoor sneller zijn ingewerkt en bijdragen aan meer veiligheid en kwaliteit.

Zorg dat je nieuwe of aangepaste procedures direct communiceert met alle mensen in het team en betrokkenen daarbuiten. Zet hiervoor alle mogelijke kanalen in zoals e-mail, een melding op het intranet en ook tijdens een afdelingsoverleg. 

Draagvlak bij alle betrokkenen

De implementatie van een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem heeft invloed op alle lagen van een organisatie. Voor een succesvolle implementatie is het belangrijk om draagvlak te hebben bij iedere groep en ze vroegtijdig te betrekken bij de aanpak van kwaliteitsmanagement.

  • Kwaliteitsmedewerker
    De medewerker (afdeling) die verantwoordelijk is voor kwaliteit speelt een centrale rol in de voorbereiding en succesvolle implementatie van kwaliteitsmanagement. In deze rol stel je de plannen op, bewaak je de kaders en verzorgt je de communicatie met alle andere betrokkenen.
  • Manager van een uitvoerende afdeling
    De manager is belangrijk voor het zorgen voor een veilige meld- en verbetercultuur op de uitvoerende afdeling. De manager zal tevens gebruik (moeten) maken van rapportages/dashboards die een overzicht geven van (bijna-) incidenten en samen met haar/zijn team bepalen welke verbeteracties prioriteit moeten krijgen.
  • Klanten / patiënten
    Klanten/patiënten moeten weten hoe ze een bijdrage kunnen leveren aan kwaliteit en veiligheid: waar & hoe kunnen ze iets melden. Hierbij kan het gaan om zaken die feitelijk waarneembaar zijn zoals incidenten, maar ook om minder grijpbare zaken die raken aan de beleving van klanten/patiënten. Het geven van deze feedback kan gestimuleerd worden door hen hierover te informeren op de website en bij persoonlijke gesprekken.
  • Medewerkers
    Voor het creëren van draagvlak onder medewerkers is het cruciaal om te communiceren over het doel dat je hebt. Welke rol hebben zij hierbij, hoe ze dit kunnen doen en wat het resultaat is van hun bijdrage en andere verbeteracties. In een open en veilige cultuur zullen ze graag bijdragen aan een verbetering van de veiligheid en kwaliteit op de werkvloer.
  • Directie/Raad van Bestuur
    Het hoger management bepaald de doelen voor kwaliteitsmanagement en moet de middelen beschikbaar stellen om deze doelen te kunnen realiseren. Rapportages en dashboards vanuit het kwaliteitsmanagementsysteem helpen om de directie te informeren over de voortgang en hierover met ze in gesprek te gaan. Plan deze gesprekken periodiek in zodat de organisatie snel kan schakelen en de juiste beslissingen neemt.
  • Commissie Veiligheid/Kwaliteit/Incidenten
    Deze commissie overziet het geheel aan incidenten en kan daardoor verbanden leggen tussen verschillende incidenten binnen een team of juist over verschillende afdelingen heen. Alleen met de juiste rapportages en bevoegdheden kunnen zij dit werk goed doen.
  • ICT afdeling
    De ICT afdeling zal de technische randvoorwaarden moeten creëren en dient dus in een vroegtijdig stadium betrokken te worden. Zo moet de beveiliging voldoen aan de hoogste standaarden en dient de monitoring van systemen, uptime en performance 24/7 uitgevoerd te worden zodat in kritische situaties snel kan worden bijgestuurd. Wanneer de keuze uitgaat naar een Software as a Service (SaaS) in de cloud zal de belasting voor de ICT afdeling een stuk minder zijn. Zo ook bij de TPSC software waarbij updates, backups en performance niet langer onderwerp van aandacht zijn voor de ICT afdeling.

Overzicht kant-en-klare applicaties:

Voor de inrichting van kwaliteitsmanagement hebben we diverse kant-en-klare applicaties. Deze applicaties kun je snel in gebruik nemen en aanpassen aan de specifieke situatie in je organisatie.

Inrichting van een kwaliteitsmanagementsysteem

Een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem maakt het voor bedrijven mogelijk om alle activiteiten gericht op het verbeteren van kwaliteit en veiligheid op één plek samen te voegen. Zodat de organisatie weet wie, wanneer, welke acties onderneemt. Dit geeft direct handvatten om de risico’s bloot te leggen én integraal aan te pakken.

Bij het digitaal melden van incidenten krijg je goed zicht op de basisoorzaken van incidenten en wat voor soort incidenten zich voordoen. Zonder extra handeling wordt de aard en het type van de melding geregistreerd. Door het melden van zo veel mogelijk (bijna-) incidenten bouw je in de loop der tijd een waardevolle database op. Vanuit deze database kun je trends signaleren, verbeteracties inplannen en monitoren.

Door het automatiseren van processen neemt tegelijkertijd de effectiviteit/productiviteit toe. Met meer aandacht voor automatisering en veiligheid worden ook meteen je interne processen en de kwaliteit van het eindproduct verbeterd. Rapportages over gemelde incidenten en klachten maken inzichtelijk op welke onderdelen de processen kunnen worden verbeterd.

Staat jouw organisatie op het punt om de overstap te maken van papier naar digitaal werken? Of heeft de organisatie al een digitaal kwaliteitsmanagement systeem, maar wil men deze vervangen? In beide gevallen is het raadzaam om een business case te maken. Download ons eBook om je hierbij te helpen.

Download eBook voor het maken van je business case

Voordelen van onze software

Een compleet platform voor kwaliteit- en risicomanagement staat voor je klaar.

1

Flexibel platform

Altijd en overal toegang, veilig beheerd in de cloud. Door de modulaire opbouw is het flexibel en schaalbaar in te richten. Met veel opties om elk onderdeel naar je eigen wensen aan te passen.

2

Snelle implementatie

Snel en met weinig aanpassingen van start. Door de gebruiksvriendelijk opzet is voor de inrichting geen programmeerkennis nodig. Onze consultants staan klaar om te helpen bij jullie configuratie.

3

Lage kosten

Doordat er al veel bouwstenen voor je klaar staan is onze software een kosten-efficiënte oplossing voor kwaliteit- en risico management! Geschikt voor zowel kleine als grote organisaties.

contact

Meer weten over de mogelijkheden met onze software?

Vraag een online demo aan
of bespreek je wensen vrijblijvend met een specialist.

Gratis online demo
Contact opnemen