Patient Safety Nieuwsbrief
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte
Patient Safety Nieuwsbrief
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte
Incident management staat voor het registreren van (bijna-) incidenten, het analyseren welke incidenten er binnen de organisatie zijn en het achterhalen van de oorzaken. Op basis van deze oorzaken voer je verbeteringen door die je borgt bij je medewerkers. Zo draagt incident management bij aan een betere kwaliteit en veiligheid binnen je organisatie.
Maar hoe zorg je nu voor een succesvolle inrichting van incident management? The Patient Safety Company helpt organisaties wereldwijd al meer dan 15 jaar met o.a. incident management software. Een flexibele oplossing voor het registreren en analyseren van (bijna-) incidenten, tot aan het automatiseren van verbeterplannen.
Hieronder nemen we je mee langs enkele belangrijke aandachtspunten voor de inrichting van incident management:
Op de werkvloer wordt soms geaccepteerd dat ‘dingen niet helemaal goed gaan’, waardoor het niet als fout wordt opgemerkt. Laat staan dat er melding van wordt gemaakt. Een extra administratieve handeling die als lastig en overbodig wordt ervaren. De fout is ondertussen al hersteld. Waarom dan nog registreren? Echter, om van incidenten te kunnen leren is het van belang dat alle incidenten worden gemeld.
Het melden van ongevallen met een standaard formulier, waar alle informatie die nodig is om het ongeval te analyseren wordt opgevraagd, levert een belangrijke bijdrage in een eenduidige wijze van registratie. Het voorkomt fouten, en het maakt een overzichtelijke registratie mogelijk. Met de software van The Patient Safety Company beschik je over eigen online formulieren voor het snel vastleggen van een incident, bijvoorbeeld direct ter plekke via de mobiele telefoon. Hierbij kunnen dan ook foto's van de situatie aan het digitale meldformulier worden toegevoegd.
Uit studies naar calamiteiten weten we dat deze vaak worden veroorzaakt door een reeks gebeurtenissen, ook wel bijna-incidenten. Wanneer organisaties niet kijken naar de bijna-incidenten blijven kansen tot verbetering onbenut, omdat deze veel informatie geven over de zwakke schakels in een proces.
Het is belangrijk dat een melding van een bijna-ongeval of ongeval tijdig wordt opgepakt, zodat alle betrokkenen nog op de hoogte zijn van het ontstaan ervan. Een melding bevat soms beperkte informatie. Voor het analyseren van het ongeval moet dan nog gesproken worden met medewerker en de direct betrokkenen om relevante informatie te verzamelen, zodat de basisoorzaken gevonden kunnen worden.
Er zijn verschillende methodes om incidenten systematisch te analyseren. Deze zijn onder andere te onderscheiden in de system approach en de person approach.
Een andere manier om naar incidenten te kijken is prospectief versus retrospectief.
PRISMA heeft zijn oorsprong in de chemische industrie en is ondertussen ook in andere sectoren overgenomen. Bij de PRISMA-analyse wordt onderzoek gedaan naar zowel de menselijke, technische als de organisatorische faalfactoren.
Door al je (bijna-) incidenten centraal te registreren heb je uiteindelijk voldoende data om ook trends te ontdekken, bijvoorbeeld welke type incidenten vaker voorkomen. Dit is interessante management informatie om te gebruiken bij het besluiten over welke verbeteringen prioriteit moeten krijgen.
Lees meer over de mogelijkheden met onze software voor het analyseren van incidenten en de vertaling ervan naar management rapportages.
Een proactieve veiligheidscultuur draagt bij aan meer veiligheid op de werkvloer. Het is een cultuur waarin iedereen alert is op mogelijke risico’s en waar in een open sfeer, actief wordt gewerkt aan het veilig incidenten melden. Er heerst een klimaat waarin onveilige situaties in processen laagdrempelig worden aangekaart.
Om een veiligheidscultuur te creëren is het belangrijk dat medewerkers zich bewust worden van het onbewuste gedrag. De volgende interventies dragen bij aan bewustwording:
Om bewustwording te creëren kan er ook gewerkt worden met de zogenaamde Veiligheidsladder. Met dit instrument kunnen bedrijven concreet aan de slag voor het vergroten van veiligheidsbewustzijn van medewerkers. Door het opzetten, implementeren en toetsen van elementen die bijdragen aan veilig werken en veilig gedrag kan de organisatie veilig gedrag in de cultuur borgen.
De Veiligheidsladder kan ook bijdragen in de beoordeling in hoeverre binnen een organisatie sprake is van een veiligheidscultuur. En daarnaast, wat er moet gebeuren om de Veiligheidsladder te beklimmen, of wel, hoe de veiligheidscultuur te verbeteren.
Goede communicatie is het fundament van veilig werken. Veel incidenten zijn namelijk het gevolg van miscommunicatie. Hoe kunnen we de kans op deze miscommunicatie verkleinen?
Door het verspreiden van rapportages worden leidinggevenden zich bewust van de risico’s in de organisatie. Zij worden uitgedaagd de dingen op hun afdeling beter/anders te doen door meer tijd, geld, mensen of materiaal beschikbaar te stellen.
Het management, maar ook medewerkers zelf, kunnen op grond van de (bijna-) incidenten besluiten om dingen anders te doen door normen, standaarden of beleid aan te passen. De praktijk leert echter dat verbeteracties wel worden gesignaleerd, maar niet structureel worden opgepakt. Een gemiste kans, want verbeteren is nodig om strategische doelen te behalen.
De TPSC applicatie Improve 2.0 is hét digitale verbetervolg systeem waarin verbeteracties vanuit de hele organisatie samenkomen tot één centraal overzicht. Verbeteracties worden geprioriteerd, verantwoordelijken worden aangewezen en doorlooptijden worden bewaakt. De applicatie automatiseert het verbeterproces en zorgt dat je organisatie consequent de Plan-Do-Check-Act cyclus doorloopt.
PDCA-cyclus:
“Om van incidenten te kunnen leren is het van belang dat alle incidenten en bijna-incidenten worden gemeld. Deze blog beschrijft de voordelen van digitaal incidenten melden”.
“Deze blog beschrijft welke acties genomen kunnen worden om zorgverleners die betrokken zijn geweest bij een incident beter te ondersteunen."
Een digitaal incidentmanagement systeem maakt het voor bedrijven mogelijk om alle activiteiten rondom incidenten op één plek samen te voegen. Zodat de organisatie weet welke (bijna-) incidenten er plaatsvinden, deze kan analyseren en middels dashboards de organisatie kan informeren. Dit geeft direct handvatten om de risico’s integraal aan te pakken.
Bij het digitaal melden van incidenten krijg je goed zicht op de basisoorzaken van incidenten en wat voor soort incidenten zich voordoen. Zonder extra handeling wordt de aard en het type van de melding geregistreerd. Door het melden van zo veel mogelijk (bijna-) incidenten bouw je in de loop der tijd een waardevolle database op. Vanuit deze database kun je trends signaleren, die vervolgens input leveren voor een diepgaande incidentanalyse wat kan bijdragen aan het verbeteren van de veiligheid.
Door het automatiseren van processen neemt tegelijkertijd de effectiviteit/productiviteit toe. Met meer aandacht voor automatisering en veiligheid worden ook meteen je interne processen en de kwaliteit van het eindproduct verbeterd. Rapportages over gemelde incidenten en klachten maken inzichtelijk op welke onderdelen de processen kunnen worden verbeterd.
Enkele belangrijke functionaliteiten van een incident management systeem zijn:
Registratie van een incidentVoordat een digitaal systeem wordt aangeschaft is het verstandig om na te gaan waar de behoefte vandaan komt en wat je wilt bereiken met de software. De specialisten van The Patient Safety Company denken graag vrijblijvend met je mee. Laat het ons weten via het contactformulier.
Overzicht kant-en-klare applicaties:
Voor de inrichting van je incident management hebben we diverse kant-en-klare applicaties. Deze applicaties kun je snel in gebruik nemen en aanpassen aan de specifieke situatie in je organisatie.
Staat jouw organisatie op het punt om de overstap te maken van papier naar digitaal werken? Of hebben jullie al een digitaal incident management systeem, maar wil men deze vervangen? In beide gevallen is het raadzaam om een business case te maken. Download ons e-book en gebruik deze als leidraad voor het schrijven van je interne business case.
Een compleet platform voor kwaliteit- en risicomanagement staat voor je klaar.
Altijd en overal toegang, veilig beheerd in de cloud. Door de modulaire opbouw is het flexibel en schaalbaar in te richten. Met veel opties om elk onderdeel naar je eigen wensen aan te passen.
Snel en met weinig aanpassingen van start. Door de gebruiksvriendelijk opzet is voor de inrichting geen programmeerkennis nodig. Onze consultants staan klaar om te helpen bij jullie configuratie.
Doordat er al veel bouwstenen voor je klaar staan is onze software een kosten-efficiënte oplossing voor kwaliteit- en risico management! Geschikt voor zowel kleine als grote organisaties.
Vraag een gratis online demo aan of bespreek je wensen vrijblijvend met een specialist.
Nederland
Comeniusstraat 5, 1817 MS Alkmaar
+31 72 - 8200 400
info@patientsafety.com
Verenigde Staten (symplr hoofdkantoor)
315 Capitol St.
Suite 100, Houston
TX 77002
+1 (281) 863 - 9500
Wij helpen organisaties in de gezondheidszorg om de veiligheid voor patiënten, medewerkers en hun omgeving te vergroten en om risico’s te verminderen. Wij ontwikkelen daarom software waarmee je gemakkelijk data kunt verzamelen en analyseren en op basis daarvan verbeteracties kunt starten en monitoren.