Dimence Groep

Van Veiligheidsmanagementsysteem naar Integraal Risico Management Systeem

Over Dimence Groep

Dimence Groep bestaat uit 7 stichtingen. De stichtingen werken in de regio’s Almelo, Deventer en Zwolle. Iedere stichting heeft zijn eigen doelgroep:

• Stichting Dimence voor de specialistische ggz
• Transfore voor de forensische ggz
• Mindfit voor de basis ggz
• De Kern voor maatschappelijke dienstverlening
• Jeugd ggz voor de jeugd
• Impluz voor vernieuwende initiatieven binnen de ggz

Samen delen zij de ambitie om de geestelijke gezondheidszorg, maatschappelijke participatie en het welzijn van hun werkgebied te verbeteren. Bij Dimence Groep werken ruim 2400 medewerkers voor zo’n 50.000 cliënten en deelnemers per jaar.

St. Dimence is ontstaan in 2008 uit een fusie met 3 ggz-aanbieders; Zwolse Poort, RIAGGz over de IJssel en Adhesie. Om in te spelen op de wensen en behoeften van patiënten, cliënten, verwijzers en financiers is in 2014 de Dimence Groep opgericht waarbij de verschillende stichtingen zijn opgericht voor het zorgaanbod binnen de ggz.

“Wij zijn zeer gecharmeerd van de mogelijkheid om zelf toepassingen te ontwikkelen. Wij zien de software als een ontwikkelplatform waarmee je een eigen kwaliteitssysteem kan ontwikkelen.”

Het veiligheidsmanagementsysteem (VMS)

De 3 fusiepartners maakte ieder al in meer of mindere mate gebruik van een incident meldingen systeem (IMS/VIM) of een veiligheidsmanagementsysteem (VMS). Als Dimence wilde zij tot de top 3 van de beste aanbieders van ggz, maatschappelijke dienstverlening en welzijn in Nederland behoren. Deze ambitie vraagt om een continue focus op het gebied van kwaliteit en veiligheid. Een waardig kwaliteitsmanagement systeem werd een vereiste. Een belangrijk onderdeel hiervan is het VMS. Veel aandacht ging daarom uit naar de selectie van het VMS om hun wensen te kunnen realiseren:

• Een eenduidige en eenmalige vastlegging van diverse meldingsstromen (zoals incidenten, calamiteiten, klachten, etc.)
• Het analyseren van incidenten met behulp van één methode zodat er een eenduidige manier van classificatie wordt gehanteerd.
• Beter inzicht in het aantal en type incidenten.
• Een eenduidige afhandeling van incidenten.

René Rust is binnen Dimence Groep Hoofd Informatisering en Automatisering binnen de dienst Informatisering, Automatisering en Services (IA&S). René is vanaf het begin betrokken geweest bij de selectie van het VMS en vertelt over het selectietraject:

“We nodigden 4 leveranciers uit om het pakket van eisen in te vullen. The Patient Safety Company was één van deze leveranciers en voorzag in verschillende opzichte als beste in de wensen en behoefte van onze organisatie.”

Na een periode van implementeren en evalueren ging het VMS live en tot op de dag van vandaag gebruikt Dimence Groep het systeem naar tevredenheid: “Het incident meldproces is goed ingericht. Binnen Dimence Groep is een cultuur van veilig melden ontstaan. Meldingen worden niet alleen individueel geanalyseerd, maar ook collectief. Trends worden inzichtelijk gemaakt. Op basis van de managementrapportages worden de volgende stappen bepaald op het gebied van kwaliteit en veiligheid. 

TPSC Cloud™ als ontwikkelplatform

Tijdens de implementatie van VMS systeem ondervond René de vele mogelijkheden van de TPSC software.

“Ik ben zeer gecharmeerd van de mogelijkheid om zelf toepassingen te ontwikkelen. Binnen Dimence Groep zien wij de software van TPSC als een ontwikkelplatform waarmee je een eigen kwaliteitssysteem kan ontwikkelen, met of zonder hulp van de TPSC consultants. Nieuwe toepassingen kunnen snel worden ontwikkeld, zodat continu aan de veranderde vraag vanuit de organisatie wordt voldaan.” 

Sinds het systeem in gebruik is genomen, is het continu in ontwikkeling. Inmiddels is het initiële VMS systeem, bestaande uit Veilig Incidenten Melden (VIM), uitgebreid met vele applicaties, waarvan een groot deel door de eigen ICT-afdeling is ontwikkeld: 

• PRISMA Light: PRISMA Light is een toevoeging op VIM en begeleidt medewerkers stap-voor-stap door de PRISMA analyse. Door middel van een (tijd)reconstructie wordt op een zeer gebruiksvriendelijke manier een incident in kaart gebracht en worden oorzaken achterhaald.
• Klachtenmanagement: In eigen beheer ontwikkeld – Met deze oplossing is het proces van klachten verzamelen en afhandelen volledig geautomatiseerd. De status en doorlooptijd van een klacht worden gemonitord.
• ARGUS: Deze oplossing stelt stichting Dimence in staat om op eenduidige wijze vrijheidsbeperkende interventies vast te leggen.
• Verbetervolg module: In eigen beheer ontwikkeld in samenwerking met TPSC – De verbetervolg module vormt het hart van het VMS. De module laat zien dat Dimence continu werkt aan het verbeteren van kwaliteit en veiligheid. Verbeteracties vanuit verschillende TPSC oplossingen en externe systemen worden hierin vastgelegd en opgevolgd. De module biedt overzicht van alle verbeteracties en het verloop ervan.
• Slim Idee: In eigen beheer ontwikkeld – Een digitale ideeënbus waarin ideeën en suggesties van medewerkers worden vastgelegd en opgevolgd. 
• Audit: In eigen beheer ontwikkeld – De audit module wordt gebruikt voor zowel interne als externe audits. De verbeterpunten vanuit een audit worden vastgelegd en opgevolgd in de verbetervolg module.
• RI&E: In eigen beheer ontwikkeld – “We wilden een laagdrempelige RI&E-oplossing creëren waarmee iedere medewerker een risico-inventarisatie kan uitvoeren. We hebben daarom bewust gekozen om geen lange vragenlijsten op te nemen”. Ook de RI&E oplossing is gekoppeld met de verbetervolg module.
• Medewerkers tevredenheidsonderzoek: In eigen beheer ontwikkeld – Op regelmatige basis worden medewerkers gevraagd om een tevredenheidsonderzoek in te vullen. Op deze manier wordt de medewerkerstevredenheid gemonitord en worden hier acties op ondernomen.
• Melden Datalek: Deze oplossing helpt Dimence Groep zichzelf te organiseren rondom de meldplicht Datalekken. Mogelijke datalekken worden hierin geregistreerd, geanalyseerd en indien nodig gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Een Digitaal Integraal Risicomanagement Systeem (DIRS)

De volgende stap voor Dimence Groep wordt Integraal Risicomanagement. Om dit te bewerkstelligen wordt hard gewerkt aan een Digitaal Integraal Risicomanagement Systeem (DIRS). Dit betekent dat huidige systemen zo optimaal mogelijk worden ingezet en met elkaar worden geïntegreerd. Het systeem moet hierbij zo goed mogelijk aansluiten op de wensen van managers en gebruikers in de lijnorganisatie en het primaire proces.

“Het meten van kwaliteit en veiligheid blijft binnen de ggz hoog op de agenda staan, maar ondersteunende diensten en medewerkers in het primaire proces hebben hiervoor steeds minder tijd beschikbaar. Dit betekent dat ICT-oplossingen dus nog makkelijker en minder tijdrovend moeten worden. Hier ligt binnen de Dimence Groep een mooie taak voor mij weggelegd waarbij de TPSC software absoluut niet mag ontbreken!”

Meer informatie?

Wil je meer informatie over de TPSC Cloud™ software? Vraag dan geheel vrijblijvend een online demonstratie aan. Maak in 30 minuten kennis met de software en ontdek de vele mogelijkheden.