Vier vragen over FRAM als analysemethode bij Safety II

De analysemethode die gebruikt wordt binnen het Safety-II denken is Functional Resonance Analysis Method (FRAM) (prof. Erik Hofnagell - 2017). Bij Safety-II gaat het er om wat in de praktijk goed (of in ieder geval niet fout) gaat. Dit uitgangspunt staat volledig centraal bij de FRAM-methodiek. Het doel van FRAM is work-as-done in kaart brengen. Hierbij is niet het ontwerp van de processen het vertrekpunt bij de analyse, maar de dagelijkse realiteit van de werkvloer.

De FRAM methodiek biedt inzicht hoe professionals de hele dag met elkaar moeten samenwerken, onder welke complexe omstandigheden en op welke manier zij zich steeds weer moeten aanpassen. Wat vervolgens kan leiden tot gewenste en ongewenste (onbedoelde) uitkomsten.

Aan de hand van vier vragen gaan we hieronder dieper in op de FRAM analyse:

1. Hoe geeft de FRAM-methodiek inzicht in de dagelijkse praktijk?
2. Wat is een FRAM-model?
3. Welke aspecten worden inzichtelijk gemaakt in het FRAM-model?
4. Wanneer zet je FRAM in?

Hoe geeft de FRAM-methodiek inzicht in de dagelijkse praktijk?

De FRAM-methodiek heeft als uitgangspunt aan te sluiten bij de dagelijkse routines, gebruiken en gewoontes van de werkvloer, zodat geleerd kan worden van de dagelijkse praktijk. Zo brengt deze methode niet alleen de risico’s in kaart, maar ook de best practices. De methodiek sluit aan bij het gedachtegoed van Lean en van ‘Appreciative Inquiry (AI)’ (waarderend onderzoeken), waarbij het stimuleren van datgene wat op de werkvloer goed gaat het uitgangspunt vormt.

Aan de hand van het FRAM-model wordt visueel duidelijk hoe complex alle processen in de dagelijkse praktijk verlopen. Het is heel geschikt om de complexiteit van deze processen met alle onderlinge interacties en afhankelijkheden inzichtelijk te maken. Het model heeft in wetenschappelijk onderzoek de meerwaarde al laten zien bij kwaliteit- en veiligheidsmanagement, prospectieve risicoanalyse en de ontwikkeling en implementatie van nieuwe protocollen.

Er is vooral aandacht voor de ‘good practices’, efficiëntie, knelpunten en mogelijke risico’s. Hier gaat het over work-as-done en dat is iets anders dan alleen kijken naar de vastgelegde processen, protocollen of richtlijnen: work-as-imagined.

Wat is een FRAM-model?

De basis van een FRAM is de visuele weergave van een proces in een procestekening. Dit is het FRAM-model of de FRAM-tekening. Het FRAM-model bestaat uit een weergave van de dagelijkse praktijk op de werkvloer. Aan de hand van interviews worden belangrijke stappen binnen een proces in kaart gebracht en alle onderlinge interacties tussen professionals en de afhankelijkheid van elkaar.

Via het FRAM-model kunnen alle betrokken professionals zien hoe de volgorde is van alle activiteiten, hoe ze in verband staan met elkaar en hoe ze elkaar beïnvloeden in de praktijk. Dit FRAM-model maakt het mogelijk om een FRAM analyse te maken.

Welke aspecten worden inzichtelijk gemaakt in het FRAM-model?

Er zijn zes aspecten die met behulp van zeshoeken inzichtelijk worden gemaakt in het FRAM-model, doordat alle zeshoeken met elkaar worden verbonden via lijnen. De lijn verloopt via de output van de startactiviteit naar de daarop logisch volgende activiteit in het proces. Dit wordt met behulp van een automatiseringstool per activiteit in het proces zichtbaar gemaakt:

1. Input: welke output van een voorliggende activiteit input is voor de volgende activiteit
2. Output: naar welke volgende activiteit de output van een activiteit gaat
3. Controle: welke controles worden uitgevoerd op-, of welke voorschriften beschikbaar zijn voor de uitvoering van de activiteit
4. Tijd: of en op welke manier de factor tijd een rol speelt
5. Voorwaarden: welke randvoorwaarden maken de betreffende activiteit mogelijk
6. Bron: of- en welke hulpmiddelen zijn gebruikt om een activiteit uit te voeren

Wanneer zet je FRAM in?

FRAM kan op verschillende momenten van procesoptimalisatie ingezet worden. Deze methode is toepasbaar op verschillende situaties die vragen om aan te sluiten bij gewoontes en routines uit de dagelijkse praktijk. Uitgangspunt is steeds te leren van de werkvloer. Onderstaand een aantal situaties waar gekozen kan worden voor FRAM.

• Om inzicht te krijgen in best practices en mogelijke risico’s in de dagelijkse praktijk
• Wanneer een proces niet optimaal verloopt het en niet inzichtelijk is waar het aan ligt
• Om werkprocessen te optimaliseren waardoor work-as-imagined en work-as-done dichter bij elkaar worden gebracht
• Als incidentenanalyse waarbij gekeken wordt naar work-as-done en niet alleen naar het incident
• Als hulpmiddel bij het ontwikkelen richtlijnen en protocollen (work-as-imaged) om deze zo goed mogelijk aan te laten sluiten op work-as-done
• Om een vergelijking te maken met een work-as-done proces en de wijze waarop dat zelfde werk ‘in theorie’ is beschreven of voorgeschreven (work-as-imaged)
• Bij de invoering van een nieuw proces, zodat het te implementeren proces met alle toekomstig betrokken professionals ingericht kan worden. Zo kan gezamenlijk bepaald worden hoe het proces het best kan worden uitgevoerd. Het FRAM-model kan als basis dienen, zodra er zich onduidelijkheden voordoen, zodat het proces verder verbeterd kan worden.

FRAM analyses zijn dus uitermate geschikt om in het kader van Safety II te analyseren hoe er in de dagelijkse praktijk gewerkt wordt. In deze blog kun je meer lezen over Safety II of bekijk dit overzicht met vijf verschillende analysemethoden.