Hoe technologie veiligheidsrondes ondersteunt

Zorgteams voeren veiligheidsrondes uit om probleemgebieden te identificeren en aan te pakken voordat ze nog grotere risico's opleveren. Checklists voor veiligheidsrondes, binnen kwaliteit- en risicomanagement software, zijn een cruciaal onderdeel van deze rondes. Dit helpt namelijk het personeel om gefocust te blijven op wat het belangrijkst is. De huidige technologie brengt alle inspanningen samen om risico's te beheersen en de kwaliteit te verbeteren, terwijl zorgteams zo efficiënt mogelijk worden ingericht. Immers, als het om patiëntveiligheid gaat, telt elke seconde.

Je kunt iets niet verbeteren als je niet weet hoe het gaat. Dat is de reden waarom mensen jaarlijks hun arts bezoeken voor een lichamelijk onderzoek, de batterijen in uw rookmelders testen en de lucht in autobanden controleren voor een lange reis. Het idee dat sluimerende, onopgemerkte of onbeheerde problemen kunnen escaleren tot rampzalige situaties is het idee achter veiligheidsrondes in ziekenhuizen. Dit maakt deel uit van een grotere strategie om hoogwaardige patiëntenzorg te garanderen.

Als zorgteams de tijd nemen om te observeren of systemen en processen correct werken, kunnen ze waarschuwingssignalen van mogelijke fouten en incidenten op tijd identificeren:

• Schimmel onder gootstenen
• Dragen zorgmedewerkers antislipschoenen?
• Is er branduitrusting aanwezig en zijn de vluchtwegen vrij van obstakels?
• Ontgrendelde deuren die leiden naar ruimtes die afgesloten zouden moeten zijn
• Werkt de verlichting van de uitgangsborden?
• Zijn zeep- en alcoholpompjes gevuld?
• Defecte seinen/noodbel
• Begrijpen medewerkers hun rol in het geval van een lekkage van gevaarlijke chemische middelen?
• Begrijpen ze goede handhygiëne?
• Weet het personeel hoe ze een bijna-ongeval of incident moeten melden en wat er met de gerapporteerde informatie gebeurt?

Het is gemakkelijk om details over het hoofd te zien in een drukke omgeving als iedereen gefocust is op het leveren van de beste patiëntenzorg. Maar organisaties moeten de fysieke omgeving te allen tijde zo veilig mogelijk houden. De reden voor deze aanpak leidt terug naar het basisconcept van observeren, luisteren, leren, verbeteren. Het goede nieuws is dat technologie de veiligheidsrondes gericht op patiëntveiligheid kan verbeteren, waardoor organisaties hun veiligheidsinspanningen naar een hoger niveau kunnen tillen.

Wat zijn veiligheidsrondes?

Veiligheidsrondes zijn precies hoe ze klinken. Een veiligheidsfunctionaris of multidisciplinair team loopt door de organisatie om de processen te observeren en het personeel te vragen over hun algemene kennis van bestaande veiligheidsprotocollen en om de effectiviteit te evalueren van eerder geïmplementeerde verbeterplannen. Als onderdeel van deze evaluatie gebruiken ze meestal een checklist om de prestaties efficiënter te evalueren.

Dit multidisciplinaire team kan bestaan uit:

• Unithoofd
• Directielid
• Vertegenwoordiger van personeel
• ICT specialist
• Vertegenwoordiger van patiënten

Deze veiligheidsrondes, die met bepaalde tussenpozen plaatsvinden (bijvoorbeeld elke zes maanden op afdeingen met patiëntenzorg en elke 12 maanden op ondersteunende afdelingen), zijn niet bedoeld om medewerkers te corrigeren of bestraffen. In plaats daarvan zijn ze bedoeld als educatief en om afdelingen voor te bereiden op officiële inspecties of accreditaties. Ze bieden medewerkers ook de mogelijkheid om op een vertrouwelijke manier hun zorgen te uiten en feedback te krijgen. Het einddoel is om een proactieve mindset te krijgen, om risico's te minimaliseren en tegelijkertijd tijdige rapportage en feedback mogelijk te maken. Veiligheidsrondes versterken het commitment van een organisatie om verantwoording af te leggen voor kwaliteit en veiligheid.

Waarom zijn veiligheidsrondes belangrijk?

Veiligheidsrondes zijn belangrijk omdat ze zorgorganisaties helpen bij het identificeren en oplossen van problemen met de patiëntveiligheid.

Misschien wel het belangrijkste is dat veiligheidsrondes het bewustzijn vergroten van de belangrijke rol die de fysieke omgeving speelt bij patiëntveiligheid. Dit is gemakkelijk over het hoofd te zien, aangezien het personeel zich richt op directe patiëntenzorg. Ze realiseren zich misschien niet dat de fysieke omgeving ook risico's met zich mee kan brengen. Veiligheidsrondes brengen deze risico's op de voorgrond - niet om de schuld te geven, maar om het personeel weer op het goede spoor te helpen.

Veiligheidsrondes zijn ook belangrijk omdat ze senior managers helpen bij het opbouwen van relaties en vertrouwen met het verzorgend personeel. Tenslotte tonen ze een zichtbare betrokkenheid bij patiëntveiligheid en kunnen ze een belangrijke rol spelen bij het ontwikkelen van een open cultuur waarin patiëntveiligheid prioriteit nummer één is.

Hoe kan technologie de veiligheidsrondes verbeteren?

Technologie kan multidisciplinaire teams helpen veiligheidsrondes efficiënter en effectiever uit te voeren, met als doel om risico's met patiëntveiligheid zo snel mogelijk te identificeren en aan te pakken.

Een mobiel werkstation kan bijvoorbeeld tijdrovende handmatige processen tijdens rondes overbodig maken. Daarnaast kunnen organisaties technologie gebruiken om prestaties te evalueren, bevindingen van veiligheidsrondes in te voeren en onmiddellijke actieplannen te ontwikkelen - allemaal met een paar muisklikken. Specifieke functionaliteiten stellen teams in staat om eenvoudig assessments uit te voeren. Deze assessments omvatten vragen met toelichting, opgeslagen conceptversies, “geparkeerde” vragen (d.w.z. om later te behandelen) en een voortgangsoverzicht uitgedrukt in percentages. Vervolgens worden op basis van de antwoorden direct risico's geïdentificeerd en geclassificeerd.

Wanneer het team tijdens een veiligheidsronde een probleem identificeert, kan een gestructureerd digitaal event/incident rapportage formulier via de computer, tablet of telefoon worden ingevuld. De software activeert vervolgens een automatische workflow om ervoor te zorgen dat de juiste mensen direct worden geïnformeerd. Als het probleem niet binnen een bepaald tijdsbestek wordt opgelost, escaleert de software het automatisch naar een manager of supervisor.

Daarnaast kunnen dashboards helpen om inzicht te krijgen in alle risico's en duidelijk de status van alle beoordelingen en de daaruit voortvloeiende maatregelen weer te geven. Teams kunnen vervolgens de beoordeling eenvoudig vertalen naar verbeterplannen die aansluiten bij de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus:

• PLAN: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast
• DO: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling
• CHECK: Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen
• ACT: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK

Deze cyclus benadrukt dat kwaliteitsverbetering een continu proces moet zijn dat voortdurende aandacht vereist.

Verbetert een checklist de patiëntveiligheid?

Kort gezegd: ja.

Checklists in het algemeen zijn belangrijk in de gezondheidszorg omdat ze menselijke fouten verminderen. Dat zie je ook in de luchtvaartindustrie, waar checklists met succes zijn gebruikt voor het vrijgeven van de vlucht, noodsituaties en probleemoplossing. In zijn boek The Checklist Manifesto analyseerde auteur Atul Gawande de positieve impact van checklists in de gezondheidszorg. Hij schreef: "Goede checklists zijn efficiënt, to the point en gemakkelijk te gebruiken, zelfs in de moeilijkste situaties. Ze proberen niet alles letterlijk te beschrijven - een checklist kan geen vliegtuig besturen. In plaats daarvan herinneren ze je alleen aan de meest kritieke en belangrijke stappen - de stappen die zelfs de zeer bekwame professional die ze gebruikt, zou kunnen missen. Goede checklists zijn vooral praktisch.”

Checklists kunnen de patiëntveiligheid aanzienlijk verbeteren, omdat ze het personeel dat de veiligheidsrondes uitvoert, helpen gefocust te blijven op de belangrijkste aspecten van de fysieke omgeving die van invloed zijn op de veiligheid. De checklist geeft een lijst met items die zorgteams moeten vragen of observeren tijdens rondes. Checklists dienen niet alleen als herinnering aan aandachtsgebieden, maar bevatten doorgaans ook een specifieke persoon die aan de taak is toegewezen, zodat het team directe contactgegevens heeft voor follow-up, indien nodig.

Tenslotte kan het handig zijn om items op de checklist in categorieën in te delen, zoals:

• Veiligheid medewerkers
• Beheer van gevaarlijke stoffen
• Brandveiligheid
• Noodsituaties
• Veiligheidsmanagement
• Beheer van apparatuur
• Infectiecontrole
• Milieu

Wat gebeurt er na een veiligheidsronde?

Na afloop van een veiligheidsronde is de verspreiding van informatie van cruciaal belang. Unitmanagers kunnen bijvoorbeeld een e-mail ontvangen met de resultaten van de veiligheidsronde van hun unit zodat ze verbeterplannen kunnen ontwikkelen. Follow-up is óók belangrijk om te bepalen of eerdere verbeterplannen zijn geïmplementeerd of dat aanvullende interventies nodig zijn.

Veiligheidsrondes helpen organisaties om risicosituaties proactief te identificeren en aan te pakken. Ze zijn een belangrijk onderdeel van het creëren van een veiligheidscultuur uitgaande van ieders verantwoordelijkheid. Handmatige processen werken echter lastig in een veeleisende en dynamische omgeving. Met behulp van technologie kunnen multidisciplinaire teams veiligheidsrondes efficiënt en effectief uitvoeren om risico's voor patiëntveiligheid zo snel mogelijk te identificeren en aan te pakken.

Lees meer over hoe onze software voor risk assessments je veiligheidsrondes kan ondersteunen.