De valkuilen van papieren kwaliteitsregistraties

In ons vorige artikel kwamen de Top 5 kwaliteitsknelpunten in verpleeghuizen aan bod. Een van deze knelpunten was dat veel organisaties nog altijd vertrouwen op papieren registratie of spreadsheets voor het melden van incidenten. Ondanks het digitale tijdperk waarin we leven, zien we dit met name bij relatief kleine zorgverleners. Het registreren van kwaliteitsproblemen op papier of in spreadsheets brengt enkele nadelen met zich mee. Zo kost het meer tijd en moeite en is het meer foutgevoelig. Kortom, met digitale registratie bespaar je veel geld, tijd en moeite waarmee de kwaliteits- en risicomanagement wordt verbeterd.

In dit artikel staan we eerst stil bij de nadelen van papieren kwaliteitsregistraties. Vervolgens beschrijven we de voordelen van een online kwaliteits- en risicomanagementsysteem. We begrijpen dat de meeste kleine zorgverleners niet de middelen hebben om een degelijk online systeem aan te schaffen en te onderhouden. Maar daarvoor hebben we een unieke oplossing gevonden.

Nadelen van schriftelijk rapporteren of rapporteren via Spreadsheets/Excel

Zoals gezegd zien we vaak dat relatief kleine zorgverleners nog steeds vertrouwen op papier of spreadsheets om incidenten te registreren. Sommige zorgorganisaties maken niet eens gebruik van een registratiesysteem. Incidenten registreren is in dat geval meer een ad hoc administratieve taak. Ondanks de beste bedoelingen komt dat de kwaliteit van de zorg niet ten goed. Om duidelijk te maken waarom een papieren registratie niet meer van deze tijd is sommen we enkele nadelen op: 

• Geen communicatie tussen de Risico- en Kwaliteitsafdeling, managers en eerstelijnspersoneel.
• Verhoogd risico op onnauwkeurige rapportage of incidenten die helemaal niet worden gemeld.
• Geen bewaking van doorlooptijden, waardoor incidenten niet tijdig worden opgevolgd.
• Analyse van incidenten en het maken van managementrapportages is bij geschreven documenten een tijdrovend en handmatig proces.
• Besluitvorming, gegevensanalyse en verbeteracties zijn gebaseerd op onvolledige of slechte gegevens.
• Lage personeelstevredenheid door hoge administratieve lasten.
• Gebrek aan inzicht in wat er echt aan de hand is in de organisatie.
• Onvermogen om incidenten te voorkomen en te leren van eerdere fouten door gebrek aan rapportage.
• Geen geautomatiseerde processen of gestroomlijnde workflows.
• Algehele inefficiëntie.

Er is geen effectieve verbetering mogelijk zonder goede meting en analyse. Daarom hebben verpleeghuizen een systeem nodig om hun incidenten, risico’s in kaart te brengen en verbeteracties te beheren.

Voordelen van een digitaal platform voor kwaliteits- en risicobeheer in de zorg

Anders dan de papieren kwaliteitscontroles, komt een digitale kwaliteit- en risicomanagement platform met verschillende voordelen. Voordelen waarmee je tijd en geld bespaard en niet in de laatste plaats, de kwaliteit van de zorg en de veiligheid voor patiënten verbetert. Dit is waarom:

• Het kost medewerkers minder tijd om een incident te melden. Incidenten worden gemeld via een online formulier dat beschikbaar is op desktop- en mobiele apparaten. De melder wordt gedurende het gehele proces op de hoogte gehouden van de status van de melding. Door deze toevoeging zullen medewerkers zich meer betrokken voelen, wat resulteert in een toename van het aantal gemelde incidenten.
• Met een geïntegreerde workflow-functie worden de juiste mensen op het juiste moment betrokken. Medewerkers krijgen automatisch een bericht wanneer er een nieuw incident wordt gemeld en worden vervolgens op de hoogte gebracht van taken die ze in het systeem moeten doorvoeren. Dit resulteert in betere doorlooptijden voor het afhandelen van incidenten.
• De hoofdoorzaken worden ontdekt dankzij de verschillende analysemethoden die door het systeem worden ondersteund. Onderliggende oorzaken vormen het uitgangspunt om de huidige processen te verbeteren en het incident in de toekomst te voorkomen.
• Verbeteracties worden door het systeem beheerd en gecontroleerd. De Plan-Do-Check-Act cyclus is daarmee sluitend.
• Iedere maand of elk kwartaal worden managementrapportages met één klik op de knop aangemaakt.
• Gepersonaliseerde management dashboards geven u real-time inzicht in risico's en trends.

Voor organisaties die willen overstappen naar een online systeem voor kwaliteits- en risicobeheer, maar niet over de benodigde middelen beschikken, hebben we een unieke kans gecreëerd. Een kans om een geavanceerd online Kwaliteits- en Risicomanagementsysteem te ontvangen die tegelijkertijd mogelijkheden biedt voor het delen van middelen en schaalvoordelen. Met kostenbesparingen als resultaat voor de organisatie en betere veiligheid voor de patiënt.

Voorbeeld van een gedeeld platform in de praktijk

Hoe je een platform kunt delen, is het best uit te leggen aan de hand van een voorbeeld. Net als in Nederland staat de verpleeghuissector in Canada bekend om het hoge aantal incidenten met personeel. Om daar meer grip op te krijgen startten de verpleeghuizen van New Brunswick met een project om te zorgen voor een veiligere werkplek zonder dat dit ten koste zou gaan van de kwaliteit van de zorg voor hun bewoners. Het project omvatte een gedeeld platform, speciaal ontwikkeld voor de New Brunswick verpleeghuizen, voor kwaliteits- en risicobeheer voor het rapporteren en beheren van incidenten. Hoe dat in de praktijk ging lees je terug in ons E-book:

Aan de slag met een digitaal kwaliteits- en risicomanagement platform

Wij helpen zorginstellingen wereldwijd al meer dan 15 jaar met onze kwaliteit- en risicomanagement software. Met deze totaaloplossing kan iedere medewerker bijvoorbeeld heel eenvoudig digitaal incidenten melden. Risico's in bestaande processen worden zo 'boven water' gehaald, geanalyseerd en geoptimaliseerd waardoor de kwaliteit van de zorg verbeterd. Als je benieuwd bent naar de mogelijkheden, vraag dan zeker een gratis demo aan: