Ook partner worden?

Van schuldvraag naar lerende organisatie

Laatst bewerkt: 1 maart 2018

Van schuldvraag naar lerende organisatie?

We weten het ondertussen allemaal; een incidentmelding is geen moment om verwijten te maken. Het is een leermoment voor de betrokken zorgverlener, maar ook voor de collega’s. De vraag is; hoe creëer je een open cultuur zonder “blaming and shaming”, zodat het niveau van veiligheid in uw zorginstelling verbetert? In deze blog leest u aan “welke knoppen u moet draaien” om bewustwording rondom veiligheid in uw team te creëren.

Just Culture in de gezondheidszorg

Openheid, communiceren en leren van elkaar kan veel leed voorkomen, zowel bij verpleegkundigen, als bij de betrokken patiënt en zijn/haar familie. Een open cultuur, oftewel een Just Culture, is vaak een veilige cultuur. Bovendien vergroot de open cultuur de effectiviteit van het team. Een gesloten cultuur belemmert het leren van elkaar.

Leidinggevenden kunnen een cultuur creëren waarin het toegeven van fouten en het inschatten van onveilige situaties bespreekbaar wordt.

Leiderschap en het realiseren van een cultuurverandering

Een manager of teamleider toont leiderschap door zijn visie op veiligheid te delen met het team. Door het gesprek aan te gaan met medewerkers, maar ook door voorbeeldgedrag te laten zien. Want als de leidinggevende veiligheid niet zo belangrijk vindt, waarom zullen medewerkers dat dan wel vinden? Als een leidinggevende merkt dat er in zijn team onvoldoende aandacht is voor veiligheid, is het belangrijk dat een leidinggevende tijd en ruimte creëert om hierover in gesprek te gaan. Een goede leider is geïnteresseerd en nieuwsgierig, en vraagt medewerkers wat het voor hen lastig maakt om veiligheid uit te dragen tijdens het werk.

Gedrag dat laat zien dat men veiligheid hoog in het vaandel heeft, moet worden beloond. Door het geven van complimenten wordt de intrinsieke motivatie van medewerkers vergroot. Zij zullen zich vervolgens nog meer inzetten om het gewenste gedrag rondom veiligheid te vertonen. Geef complimenten aan medewerkers die positief gedrag vertonen, meedenken en ideeën delen met het management.

Creëer bewustwording

Om te kunnen sturen op gedrag is het belangrijk dat organisaties beschrijven welk gedrag er in alle lagen van de organisatie wordt verwacht. Laat bijvoorbeeld elk onderdeel van de organisatie enkele “gouden regels” opstellen om de belangrijkste veiligheidsrisico’s aan te pakken. Op die manier worden medewerkers bewust van het positieve gedrag dat een bijdrage levert aan patiëntveiligheid.

Lerende organisatie

Een oud Chinees gezegde luidt als volgt:

"Tell me and I will forget.
Show me and I will remember.
Involve me and I will understand."

Om een veiligheidscultuur te creëren is het belangrijk dat medewerkers zich bewust worden van het onbewuste gedrag.  Een goed voorbeeld hiervan is de audit bij het klaarmaken en toedienen van high risk medicatie, zoals parenterilia. Tijdens de audit bleek dat een groot deel van de verpleegkundigen niet wist dat het werkblad gedesinfecteerd moet worden bij deze verrichting. Zij waren zich dus niet bewust dat ze onveilig te werk gingen. Oud gedrag moest worden afgeleerd en nieuw gedrag moest worden aangeleerd. Als u uw team wilt laten groeien als onderdeel van de lerende organisatie, is het van belang dat er vertrouwen heerst. Alleen dan kan er gezamenlijk worden gewerkt aan de toekomst. Als leidinggevende is het belangrijk dat u aandacht heeft voor de professionele en persoonlijke ontwikkeling van uw medewerkers. Op teamniveau gaat het hierbij om de collectieve competenties, zoals samenwerking, feedback en communiceren.

De volgende interventies dragen bij aan bewustwording

  • Afnemen van audits
  • Lopen van veiligheidsrondes
  • Analyseren en bespreken van incidenten in een team

Het is belangrijk om medewerkers te motiveren kritisch naar de dagelijkse praktijk van waarden en veronderstellingen te kijken en hen te stimuleren om hierover vragen te stellen. Wanneer ze dit doen, kunnen ze ervaren dat deze houding wordt gewaardeerd en beloond in de organisatie. Het is hierbij van belang dat managers en leidinggevenden op zo’n moment de kans grijpen om met medewerkers in gesprek te gaan over veiligheid. Echter de beste stimulans is het tonen van voorbeeldgedrag door het management.

Do's en Don'ts om tot een lerende organisatie te komen

Do's Don'ts
Delegeren Elkaar wantrouwen
Problemen bespreekbaar maken Problemen verdoezelen
Rust uitstralen Overvolle agenda's
Ruimte voor dialoog Basis dringt niet door tot de top
Face-to-face communicatie Communicatie vooral via papier en e-mail
Management stimuleert en inspireert Verborgen agenda's
Fouten accepteren Risico's mijden


Het belang van rapportages in een lerende organisatie

Door regelmatig rapportages te delen van de gemelde incidenten creëer je bewustwording op alle lagen in de organisatie. Het simuleert medewerkers te leren van incidenten door de dingen beter te doen.

Een goed voorbeeld is het uitvoeren van een dubbele controle bij het toedienen van risicovolle medicatie. De zogenaamde “double check” is belangrijk voor de veiligheid van de cliënt. Collega’s vragen elkaar om de gegevens goed te controleren en even kritisch mee te kijken, maar wanneer de collega druk is en denkt “het zal wel goed zijn”, kan hier een (bijna)-incident ontstaan.

Door het verspreiden van rapportages worden leidinggevenden zich bewust van de risico’s in de organisatie. Zij worden uitgedaagd de dingen op hun afdeling beter/anders te doen door meer tijd, geld, mensen of materiaal beschikbaar te stellen.

Het management kan op grond van de risico’s besluiten om andere dingen te doen door normen, standaarden of beleid aan te passen, waardoor er meer aandacht uit gaat naar de veiligheid in de zorginstelling.

Hoe kan software de organisatie ondersteunen?

Door middel van de TPSC Cloud™ software kan iedere leidinggevende en zorgprofessional incidenten melden en bespreekbaar maken. Rapportages kunnen op ieder gewenst niveau worden gegenereerd en geven real-time inzicht in incidenten, risico’s en trends. Dit creëert bewustzijn in iedere laag van de organisatie.

Ook is het vanuit de rapportagemodule mogelijk om op thema of aard van de melding een overzicht te genereren, zodat u precies inzichtelijk heeft waar de zwakke schakels in de organisatie zich bevinden.

Meer weten over de interventies die u kunt inzetten voor een cultuuromslag? Download het eBook “Veiligheid maak je samen!” over het realiseren van cultuurveranderingen in de zorg:

New call-to-action

New call-to-action
Is deze blog ook interessant voor een collega? Deel gerust. 

Onze specialisten helpen je graag verder

Heb je een inhoudelijke vraag over kwaliteit- en risicomanagement? Of wil je meer weten over de mogelijkheden met onze software? We horen graag van je.
Contact opnemen