De rol van kwaliteitsmanager bij verbeteringen in de zorg

Kwaliteitsmanagers en andere managers hebben een belangrijke rol bij de uitvoering van kwaliteitsbeleid bij zorginstellingen. Wanneer kwaliteitsmanagers regelmatig de (bijna-)ongevallen doorlopen, weten ze heel snel wat de zwakke schakels zijn binnen de zorgprocessen. Deze blog gaat verder in op wat belangrijk is in hun functie als specialist op het gebied van kwaliteit binnen de zorginstelling.

>> Lees de blog "De rol van de leidinggevende" voor meer informatie over die functie.

Gebruik data om de uitvoering van kwaliteitsbeleid te stimuleren

Het is voor de kwaliteitsmanager belangrijk om te kunnen beschikken over actuele informatie over incidenten en bijna-incidenten. Een goede rapportage is daarbij onontbeerlijk. Trends worden meteen inzichtelijk, zodat  er zonder moeite ingegrepen kan worden op het proces waar de bijna-ongevallen vaak voortkomen.

Wanneer alle meldingen centraal bij een kwaliteitsmanager inzichtelijk zijn kunnen zij:

• trends ontdekken;
• snel ingrijpen wanneer iets mis gaat;
• draagvlak op senior management niveau verkrijgen;
• specifieke afdelingen adviseren over verbeterplannen;
• uitwisseling van kennis tussen afdelingen stimuleren.

Het is belangrijk om bewustwording over de veiligheid binnen de zorginstelling te creëren. Hiervoor is het van belang inzicht te hebben op de meldingen over (bijna-)incidenten én hier over communiceren met medewerkers. Het kan voorkomen dat er in korte tijd veel meldingen worden gedaan over één afdeling of werkproces binnen een organisatie. Met een laag risico, maar toch. Het aantal ongevallen met een laag of zeer laag risico binnen een bepaald proces kan aanleiding zijn een risico inventarisatie uit te voeren. Door risico’s in het proces te inventariseren kunnen verbeteringen geïmplementeerd worden, waardoor de veiligheid  binnen de zorginstelling of zorgproces verbetert.

Betrek iedereen bij het kwaliteitsdenken

Veranderingen zijn vaak ingrijpend voor de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Kwaliteit wordt vaak ervaren als extra ballast op de werkvoorraad. Om te voorkomen dat medewerkers weerstand gaan vertonen is het van belang om alle noodzakelijke professionals direct te betrekken bij kwaliteitsbeleid. Door uit te leggen wat de meerwaarde is van het continu verbeteren én medewerkers invloed te laten uitoefenen op de uitvoering en de implementatie ervan.

Zorgprofessionals weten zelf vaak het beste op welke manier processen verbeterd kunnen worden. Wanneer deze verbeteringen buiten hen om worden gepland, is de kans op weerstand groot, waardoor de kans van slagen ook meteen kleiner is. De tijd om de medewerkers mee te nemen en voor te lichten wordt meteen terug verdient, door het voorkomen van weerstand en een grotere kans op succes!

>> 7 belangrijke aspecten van kwaliteitsmanagement

De implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem heeft invloed op alle lagen van een organisatie. Voor een succesvolle implementatie is het belangrijk om draagvlak te hebben bij iedere groep en ze vroegtijdig te betrekken bij de aanpak van kwaliteitsmanagement.

Overzicht belangrijke functies voor kwaliteitsverbetering in de zorg

• Kwaliteitsmedewerker
  De medewerker (afdeling) die verantwoordelijk is voor kwaliteit speelt een centrale rol in de voorbereiding en succesvolle implementatie van kwaliteitsmanagement. In deze rol stel je de plannen op, bewaak je de kaders en verzorg je de communicatie met alle andere betrokkenen.
• Manager van een uitvoerende afdeling
  De manager is belangrijk voor het zorgen voor een veilige meld- en verbetercultuur op de uitvoerende afdeling. De manager zal tevens gebruik (moeten) maken van rapportages/dashboards die een overzicht geven van (bijna-) incidenten en samen met haar/zijn team bepalen welke verbeteracties prioriteit moeten krijgen.
• Klanten / patiënten
  Klanten/patiënten moeten weten hoe ze een bijdrage kunnen leveren aan kwaliteit en veiligheid: waar en hoe ze iets kunnen melden. Hierbij kan het gaan om zaken die feitelijk waarneembaar zijn zoals incidenten, maar ook om minder grijpbare zaken die raken aan de beleving van klanten/patiënten. Het geven van deze feedback kan gestimuleerd worden door hen hierover te informeren op de website en bij persoonlijke gesprekken.
• Medewerkers
  Voor het creëren van draagvlak onder medewerkers is het cruciaal om te communiceren over het doel dat je hebt. Welke rol hebben zij hierbij, hoe ze dit kunnen doen en wat het resultaat is van hun bijdrage en andere verbeteracties. In een open en veilige cultuur zullen ze graag bijdragen aan een verbetering van de veiligheid en kwaliteit op de werkvloer.
• Directie/Raad van Bestuur
  Het hoger management bepaalt de doelen voor kwaliteitsmanagement en moet de middelen beschikbaar stellen om deze doelen te kunnen realiseren. Rapportages en dashboards vanuit het kwaliteitsmanagementsysteem helpen om de directie te informeren over de voortgang en hierover met ze in gesprek te gaan. Plan deze gesprekken periodiek in zodat de organisatie snel kan schakelen en de juiste beslissingen neemt.
• Commissie Veiligheid/Kwaliteit/Incidenten
  Deze commissie overziet het geheel aan incidenten en kan daardoor verbanden leggen tussen verschillende incidenten binnen een team of juist over verschillende afdelingen heen. Alleen met de juiste rapportages en bevoegdheden kunnen zij dit werk goed doen.
• ICT afdeling
  

  De ICT afdeling zal de technische randvoorwaarden moeten creëren voor digitale ondersteuning van kwaliteitsmanagement, bijvoorbeeld een omgeving waar incidenten gemeld kunnen worden. Zo moet de beveiliging voldoen aan de hoogste standaarden en dient de monitoring van systemen, uptime en performance 24/7 uitgevoerd te worden zodat in kritische situaties snel kan worden bijgestuurd. Wanneer de keuze uitgaat naar een Software as a Service (SaaS) in de cloud zal de belasting voor de ICT afdeling een stuk minder zijn. Zo ook bij de TPSC software waarbij updates, backups en performance niet langer onderwerp van aandacht zijn voor de ICT afdeling.

eBook: Hoe maak je de interne business case

Staat jouw organisatie op het punt om de overstap te maken van papier naar digitaal werken? Of hebben jullie al een digitaal incident management systeem, maar wil men deze vervangen? In beide gevallen is het raadzaam om een business case te maken. Download ons eBook en gebruik deze als leidraad voor het schrijven van je interne business case.