Kwaliteitsmanagers en andere managers hebben een belangrijke rol bij de uitvoering van kwaliteitsbeleid bij zorginstellingen. Wanneer kwaliteitsmanagers regelmatig de (bijna-)ongevallen doorlopen, weten ze heel snel wat de zwakke schakels zijn binnen de zorgprocessen. Deze blog gaat verder in op wat belangrijk is in hun functie als specialist op het gebied van kwaliteit binnen de zorginstelling.
>> Lees de blog "De rol van de leidinggevende" voor meer informatie over die functie.
Het is voor de kwaliteitsmanager belangrijk om te kunnen beschikken over actuele informatie over incidenten en bijna-incidenten. Een goede rapportage is daarbij onontbeerlijk. Trends worden meteen inzichtelijk, zodat er zonder moeite ingegrepen kan worden op het proces waar de bijna-ongevallen vaak voortkomen.
Wanneer alle meldingen centraal bij een kwaliteitsmanager inzichtelijk zijn kunnen zij:
Het is belangrijk om bewustwording over de veiligheid binnen de zorginstelling te creëren. Hiervoor is het van belang inzicht te hebben op de meldingen over (bijna-)incidenten én hier over communiceren met medewerkers. Het kan voorkomen dat er in korte tijd veel meldingen worden gedaan over één afdeling of werkproces binnen een organisatie. Met een laag risico, maar toch. Het aantal ongevallen met een laag of zeer laag risico binnen een bepaald proces kan aanleiding zijn een risico inventarisatie uit te voeren. Door risico’s in het proces te inventariseren kunnen verbeteringen geïmplementeerd worden, waardoor de veiligheid binnen de zorginstelling of zorgproces verbetert.
Veranderingen zijn vaak ingrijpend voor de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Kwaliteit wordt vaak ervaren als extra ballast op de werkvoorraad. Om te voorkomen dat medewerkers weerstand gaan vertonen is het van belang om alle noodzakelijke professionals direct te betrekken bij kwaliteitsbeleid. Door uit te leggen wat de meerwaarde is van het continu verbeteren én medewerkers invloed te laten uitoefenen op de uitvoering en de implementatie ervan.
Zorgprofessionals weten zelf vaak het beste op welke manier processen verbeterd kunnen worden. Wanneer deze verbeteringen buiten hen om worden gepland, is de kans op weerstand groot, waardoor de kans van slagen ook meteen kleiner is. De tijd om de medewerkers mee te nemen en voor te lichten wordt meteen terug verdient, door het voorkomen van weerstand en een grotere kans op succes!
>> 7 belangrijke aspecten van kwaliteitsmanagement
De implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem heeft invloed op alle lagen van een organisatie. Voor een succesvolle implementatie is het belangrijk om draagvlak te hebben bij iedere groep en ze vroegtijdig te betrekken bij de aanpak van kwaliteitsmanagement.
De ICT afdeling zal de technische randvoorwaarden moeten creëren voor digitale ondersteuning van kwaliteitsmanagement, bijvoorbeeld een omgeving waar incidenten gemeld kunnen worden. Zo moet de beveiliging voldoen aan de hoogste standaarden en dient de monitoring van systemen, uptime en performance 24/7 uitgevoerd te worden zodat in kritische situaties snel kan worden bijgestuurd. Wanneer de keuze uitgaat naar een Software as a Service (SaaS) in de cloud zal de belasting voor de ICT afdeling een stuk minder zijn. Zo ook bij de TPSC software waarbij updates, backups en performance niet langer onderwerp van aandacht zijn voor de ICT afdeling.
Staat jouw organisatie op het punt om de overstap te maken van papier naar digitaal werken? Of hebben jullie al een digitaal incident management systeem, maar wil men deze vervangen? In beide gevallen is het raadzaam om een business case te maken. Download ons eBook en gebruik deze als leidraad voor het schrijven van je interne business case.
