De rol van leidinggevende bij verbeteringen in de zorg

De leidinggevende en de kwaliteitsmanager hebben samen een belangrijke taak waar het gaat om de veiligheid binnen de zorginstelling. Directies, managers en teamleiders dienen aandacht te hebben voor kwaliteit door het onder andere structureel op de agenda te zetten en proactief te controleren op de afspraken en de voortgang van de verbetertrajecten. Op die manier maken zij duidelijk hoe belangrijk kwaliteit en veiligheid zijn voor de zorginstelling. Deze blog gaat verder in op wat belangrijk is in hun functie als leidinggevende.

Lees de blog "De rol van de kwaliteitsmanager" voor meer informatie over die functie.

Zet kwaliteit structureel op de agenda

Van directies of management wordt verwacht dat zij een goed overzicht hebben van de gehele organisatie en daardoor ook goed weten wat er nodig is om de kwaliteit te kunnen waarborgen of welke afdelingen gefaciliteerd of gecoacht moeten worden. Hetzelfde geldt echter ook voor teamleiders binnen het zorgproces. Een goede teamleider faciliteert en coacht zijn team voor het kunnen leveren van veilige en kwalitatieve patiëntenzorg.

Incidentmeldingen kunnen functioneren als indicatoren. Wanneer een zorginstelling geen bijna-incidenten meldt of risicoanalyses uitvoert voorafgaand aan de werkzaamheden, weet het management en de kwaliteitsmanager ook niet waar de risico’s mee samenhangen en waar de aandacht op gericht moet worden. Hier dien je als manager leiderschap te tonen.

Door een incident met alle betrokkenen te bespreken 'leert' men dat incidenten bij iedereen kunnen plaatsvinden. Juist door deze bespreekbaar te maken draagt het bij aan een verbetering van de veiligheid op de werkvloer. Door de inzichten en ervaring van meerdere mensen te bundelen ontstaat een goed beeld van de oorzaak en mogelijke verbeterpunten.

Incidenten en verbeteracties moeten echter niet alleen binnen de afdeling besproken worden maar ook met andere afdelingen. Anders krijg je silo-oplossingen waarbij andere collega’s op een later moment dezelfde incidenten kunnen veroorzaken. Als 'lerende' organisatie kun je dit voorkomen én de verbetering van kwaliteit daadwerkelijk borgen in je processen.

>> 7 belangrijke aspecten van kwaliteitsmanagement

Medewerkers zijn zich wel bewust van de risico’s, maar in de praktijk worden bijvoorbeeld nog altijd ongekeurde instrumenten gebruikt of ontbreken er Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM), zoals beschermingsbrillen of mondkapjes. Onvoldoende controle of toezicht door leidinggevende of een ontoereikende instructie ligt hier soms aan ten grondslag. Het creëren van draagvlak voor de kwaliteitsmanager heeft daarom grote meerwaarde, zodat deze samen met de medewerkers kan werken aan veiliger gedrag.

Zorg voor meer werkplezier onder medewerkers

Iedereen wil plezier in zijn werk hebben en goed werk afleveren. Het management moet zorgen voor de juiste condities om dit mogelijk te maken. Het is hierbij goed om te realiseren dat autonomie een belangrijke waarde is voor het ervaren van werkplezier of bevlogenheid onder medewerkers.

Barbara Frederickson ontdekte dat het leveren van prestaties niet zit in het verminderen van werkdruk, maar vooral het verhogen van het werkplezier (bevlogenheid). Door te focussen op zaken die medewerkers motiveren, zijn zij in staat grootse prestaties en aantoonbare positieve bijdragen te leveren aan de prestaties van de organisatie (kwaliteit, veiligheid, winst, klanttevredenheid).

Het blijkt dat bevlogen mensen optimistisch zijn, eigenwaarde hebben en een goede eigen effectiviteit hebben (bijvoorbeeld plannen en organiseren). Deze persoonlijke hulpbronnen vergroten het werkplezier en beschermen mensen tegen negatieve stress, waardoor het risico op verzuim ook afneemt.

Betrokken en bevlogen medewerkers dragen dus voor een belangrijk deel bij aan het succes van de organisatie door met veel plezier te werken aan de organisatiedoelstellingen. Zij zien direct wat er anders, sneller, soepeler en beter kan en willen de organisatie met hun creativiteit en oog voor klantgerichtheid vooruit helpen. In een omgeving die vaak snel verandert is dat belangrijk. Daarom zijn betrokken medewerkers van onschatbare waarde.

Bevlogenheid is de haast magische state-of-mind die ontstaat wanneer mensen:

1. sterk betrokken zijn bij het werk omdat het bijdraagt aan het gezamenlijke hogere doel (toewijding);
2. datgene doen waar ze plezier aan beleven en helemaal opgaan in het werk (absorptie/flow-ervaring);
3. hierbij bruisen van energie en zich krachtig en trots voelen (vitaliteit).

Hoe kan je als leidinggevende bijdragen aan motivatie?

Onderzoek naar diverse vormen van motivatie laat zien dat de manier van motiveren invloed heeft op het resultaat. Medewerkers hebben meer plezier in hun werk als leidinggevenden:

• op een autonome wijze leiding geven;
• heldere kaders aangeven;
• een beroep doen op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers.

Door het ervaren van meer werkplezier en bevlogenheid zijn medewerkers in staat meer werk te verrichten, dan medewerkers die op een gecontroleerde manier worden aangestuurd.

Wil je gemotiveerde medewerkers? Zorg voor hulpbronnen!
Er is een sterk positief verband tussen werk gerelateerde hulpbronnen, de bevlogenheid van de medewerkers en een positieve werkhouding. Dit betekent dat medewerkers meer werkplezier ervaren als er sprake is van de volgende hulpbronnen:

• intrinsieke motivatie
• regelruimte
• ontplooiingsmogelijkheden
• sociale steun van directe leiding en collega’s
• sociale steun privé
• zelfstandigheid
• feedback
• inspraak
• communicatie (overleg, open in gesprek met elkaar)

Dus wanneer medewerkers kunnen beschikken over bovenstaande hulpbronnen, datgene waar ze energie van krijgen, kan dit leiden tot meer motivatie en bevlogenheid. En wil je als organisatie beter gemotiveerde medewerkers, zorg dan voor meer hulpbronnen!

Stimuleer training en persoonlijke groei bij je medewerkers

Het is belangrijk dat medewerkers zich bewust worden van onbewust gedrag. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de audit bij het klaarmaken en toedienen van high risk medicatie, zoals parenteralia. Tijdens de audit bleek dat een groot deel van de verpleegkundigen niet wist dat het werkblad gedesinfecteerd moet worden bij deze verrichting. Zij waren zich dus niet bewust dat ze onveilig te werk gingen. Oud gedrag moet dan worden afgeleerd en nieuw gedrag moet worden aangeleerd.

Het is belangrijk dat de leidinggevende aandacht heeft voor de ontwikkeling van medewerkers. Hierbij moet er aandacht zijn voor zowel de professionele als de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. Op teamniveau gaat het hierbij om de collectieve competenties, zoals samenwerking, feedback en communiceren. Ook kunnen e-learnings ontwikkeld worden, waarbij je vervolgens toetst of men over de noodzakelijk kennis beschikt. Het voordeel van een e-learning (en goede documentatie van procedures) is dat nieuwe medewerkers hierdoor sneller zijn ingewerkt en bijdragen aan meer veiligheid en kwaliteit.

Zorg dat je nieuwe of aangepaste procedures direct communiceert met alle mensen in het team en betrokkenen daarbuiten. Zet hiervoor alle mogelijke kanalen in zoals e-mail, een melding op het intranet en ook tijdens een afdelingsoverleg.

eBook: Medewerkersbetrokkenheid

Lees meer over hoe je medewerkers intrinsiek gemotiveerd krijgt om incidenten te melden en een bijdrage te leveren aan het verbeteren van de kwaliteit van zorg. Download ons eBook Medewerkersbetrokkenheid.