14 Tips voor de opzet van formulieren voor incidentrapportage

Bij het opzetten van een incidentmanagementsysteem is het belangrijk om na te denken over de opzet en de vragen die je stelt op jouw formulier voor incidentrapportage. De antwoorden dragen bij aan het analyseren van het incident, het beheer van de meldingen en het inzicht dat de melding geeft in de veiligheidssituatie binnen jouw zorginstelling.

Lees meer over het ontwikkelen van medewerkervriendelijke formulieren voor het melden van incidenten door de 14 onderstaande tips toe te passen. Je kunt het ook zelf uitproberen met ons live demo-formulier, ontwikkeld in de flexibele TPSC Cloud-software.

Laat het ons weten als je hulp nodig hebt bij het melden van incidenten of als je vragen hebt voor onze sales consultant.

Pas deze tips toe bij het opzetten van een nieuw meldformulier:

1. Sluit aan op de dagelijkse praktijk
2. Kies eerst een analysemethode
3. Beperk het aantal vragen waar mogelijk
4. Kijk naar het grotere geheel
5. Maak het de melder gemakkelijk
6. Geef medewerkers de tools om een ​​analyse te maken
7. Begrijp de toegevoegde waarde van een basisoorzaken analyse
8. Denk in processen
9. Bied de mogelijkheid om centraal te melden
10. Maak een keuze: is anonimiteit gewenst?
11. Bescherm de melder
12. Ga verder dan silo-oplossingen
13. Gebruik meldingen als indicatoren
14. Geef feedback aan de melder

1. Sluit aan op de dagelijkse praktijk

De meeste zorginstellingen gebruiken wel al een methode (bijvoorbeeld papier, Excel of oudere software) om incidenten te verzamelen en te analyseren. Een nieuw digitaal meldformulier kun je het beste afstemmen op de basis van deze bestaande werkwijze. Dit maakt het voor de organisatie gemakkelijker om het nieuwe incidentformulier organisatiebreed te implementeren en bevordert een snellere acceptatie door de medewerkers.

2. Kies eerst een analysemethode

De specifieke methode voor het analyseren van incidenten kan de basis vormen voor het incidentmeldingsformulier, dus het is verstandig om hier in een vroeg stadium een ​​beslissing over te nemen. Er zijn verschillende methodes om uit te kiezen, zoals de PRISMA-, of de SIRE methode. Het is ook mogelijk om verschillende methodieken te gebruiken voor verschillende soorten incidenten. Zo kan de uitgebreide SIRE-methode worden gebruikt bij impactvolle incidenten, terwijl de PRISMA-methode kan worden gebruikt voor incidenten met een minder ernstige afloop. Wel is het belangrijk om op alle afdelingen dezelfde analysetool te gebruiken voor hetzelfde type incidenten. De redenen: incidenten tussen afdelingen kunnen uiteindelijk worden vergeleken zodat mensen van elkaar leren.

3. Beperk het aantal vragen waar mogelijk

Maak een evenwichtige afweging tussen wat de melder moet invullen op het formulier en wat de gebruikers in de backoffice nodig hebben om het proces te voltooien. Hoewel een veelgehoorde klacht van melders is dat het formulier te uitgebreid en/of tijdrovend is, moet bepaalde informatie wel worden vermeld. Vind de juiste balans door van tevoren te bedenken welke gegevens essentieel zijn bij het analyseren van een melding. Denk niet alleen goed na over de vragen die je opneemt, maar ook over de opbouw van de vragen op het formulier.

4. Kijk naar het grotere geheel

Houd rekening met het aantal en type rapportages die een afdeling per maand, kwartaal of jaar zal aanleveren en pas de formulieren daarop aan. Als je bijvoorbeeld nergens de benodigde stuurinformatie vastlegt, kun je er ook niet over rapporteren. Denk ook aan de afdelingen waar de meldingen vandaan komen, het tijdstip en de duur van de melding, het te verwachten type incident en de basisoorzaken van het optreden van een incident. Al deze elementen bieden zeer waardevolle informatie en zijn een leidraad bij het creëren van een systematisch proces.

5. Maak het de melder gemakkelijk

Help de melder door vragen helder te formuleren, zodat er weinig ruimte is voor hen om verkeerd te begrijpen welke gegevens ingevuld moeten worden. Nog beter is het als je vragen kunt aanbieden met meerkeuze antwoordmogelijkheden zodat de melder weinig tijd kwijt is aan het invullen vrije tekstvelden. Je kunt het proces voor de melder ook vereenvoudigen door digitaal toegankelijke formulieren aan te bieden via desktop, tablet en mobiele telefoon. Een link op de desktop van elke vaste computer is niet voldoende. Zorg ervoor dat een medewerker die niet op locatie aanwezig is, of die niet over een computer beschikt, ook een incident kan melden. Overweeg om de melder de mogelijkheid te bieden om direct beeldmateriaal toe te voegen in het incidentformulier. Een foto kan bijvoorbeeld de situatie waarin het incident zich heeft voorgedaan verder verduidelijken. Onthoud ten slotte dat het gebruik van een schoon, modern, eenvoudig formulierontwerp de gebruikerservaring zal verbeteren.

Het gebruik van aparte applicaties voor specifieke soorten incidenten maakt het ook makkelijker voor jullie medewerkers, zowel voor de melding als voor het vervolgtraject.

6. Geef medewerkers de tools om een ​​analyse te maken

Offering one text field with “describe the incident” may be too general of an approach to gathering data. Consider splitting that question into sub-questions, so the reporter immediately performs some sort of analysis:

• Which event led to the incident?
• Describe the events at the time of the incident.
• What are the consequences for the patient?
• What are the consequences for engaged colleagues?

7. Begrijp de toegevoegde waarde van een basisoorzaken analyse

Uiteraard zijn gegevens over het incident de meest essentiële informatie die op een meldingsformulier wordt gevraagd. Maar ook informatie over de oorsprong van een incident is zeer waardevol. Zorg er daarom voor dat de melder door het stellen van de juiste vragen een voldoende beschrijving van de (bijna-)incidenten kan loggen, zodat de VIM-commissie het incident kan analyseren door middel van een oorzakenboom. Het gebruik van een oorzakenboom tijdens de analysefase kan helpen om vast te stellen welke oorzaken en mogelijk welke factoren een rol hebben gespeeld bij het (bijna-)incident.

Hoewel de oorsprong van een incident vaak terug te voeren is op één individu of systeemproces, is de schuldvraag niet relevant. Basisoorzaken zijn echter waardevol en zeer relevant. Tijdens de analysefase moet het zoeken worden voortgezet totdat de hoofdoorzaak(en) zijn geïdentificeerd, met als doel te voorkomen dat soortgelijke incidenten zich opnieuw voordoen. Daarom, om hoofdoorzaken te helpen ontdekken, voeg een vraag toe in het incidentformulier over oorzaken die bijvoorbeeld te maken hebben met:

• Technische aspecten
• De organisatie
• Menselijk handelen en gedrag van de zorgverlener
• Communicatie

Deze voorbeelden zijn vaak terug te voeren op diepere onderliggende oorzaken. Als uit rapportage blijkt dat de basisoorzaken bijvoorbeeld binnen de organisatie liggen, kunnen tijd en middelen worden bespaard door de vervolgactiviteiten en het onderzoek te richten op organisatieniveau om dergelijke incidenten in de toekomst te voorkomen.

Wanneer basisoorzaken duidelijk zijn gemaakt door de incidentanalyse, is het mogelijk om een ​​grafiek te maken van de basisoorzaken die optreden na een aantal van 30 tot 50 analyses. Aan de hand van deze data kan vervolgens worden bepaald op welke afdelingen een piek heeft plaatsgevonden en kunnen daar gerichte verbeteracties worden ondernomen. Na een nieuwe analyse kunnen de gegevens opnieuw worden bekeken om te controleren op stijgingen of dalingen, waarbij wordt aangegeven of de verbeteractie(s) hebben gewerkt.

8. Denk in processen

Wanneer je de melder de mogelijkheid geeft over in welk proces en waar in het proces het incident zich heeft voorgedaan, identificeer je direct de raakvlakken tussen mogelijk betrokken personen, disciplines en zorgteams. Er kunnen dan vragen worden toegevoegd om aanvullende of ondersteunende informatie te vragen, zoals omgevingsfactoren die een rol spelen, laboratoriumwaarden van de patiënt, enz. Bijvoorbeeld in het medicatieproces: waar ging er iets mis - bij het voorschrijven, bij het schrijven een recept, tijdens de bereiding of toediening van het geneesmiddel?

9. Bied de mogelijkheid om centraal te melden

Overweeg om melders de mogelijkheid te geven om een melding door te sturen naar een 'centraal punt' in plaats van incidentrapportage te decentraliseren per afdeling. Uit onderzoek en de ervaring van The Patient Safety Company blijkt dat veel (bijna-)incidenten niet worden gemeld omdat de betrokkene uit angst voor represailles niet wil dat het bekend wordt of afgehandeld wordt op de eigen afdeling.

10. Maak een keuze: is anonimiteit gewenst?

Een incidentenmeldsysteem is bedoeld om inzicht te krijgen in zoveel mogelijk (bijna-)incidenten, om de veiligheid voor alle betrokkenen te verbeteren. Zorgorganisaties vragen regelmatig naar de voor- en nadelen van het anoniem laten maken van een melding om het melden te stimuleren. Maar voordat je anonimiteit toestaat, moet je er rekening mee houden dat jouw organisatie misschien een verkeerd signaal afgeeft, dat wil zeggen de indruk wekken dat het loggen van een melding onveilig kan zijn. De keuze is complex en afhankelijk van veel factoren, zoals de cultuur op de werkvloer en de patiëntenpopulatie die wordt bediend. Maar uiteindelijk moet jouw zorginstelling een veilige meldcultuur creëren waarin men vrijuit kan spreken over een incident en zo een veiligheidscultuur bevorderen.

11. Bescherm de melder

Bij de invoering van een veiligheidsmanagementsysteem is één van de belangrijkste pijlers het veilig kunnen melden van incidenten. De primaire verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de zorginstelling om de veiligheid van de melder te waarborgen door het nemen van de volgende maatregelen:

• Maak onderscheid tussen een incidentenmeldsysteem (dat gericht is op het verbeteren van de patiëntveiligheid) en systemen of procedures gericht op het nemen van maatregelen tegen individuele medewerkers;
• Maak een afspraak en maak medewerkers ervan bewust dat informatie verzameld uit een incident (binnen het meldsysteem) niet zal worden gebruikt in het kader van procedures die kunnen leiden tot maatregelen tegen individuele medewerker;
• Communiceer naar medewerkers dat, zodra de veiligheidscommissie over voldoende informatie beschikt, de melding wordt ontdaan van gegevens die het mogelijk maken deze te herleiden tot personen (dus zowel voor de patiënt als voor de melder);
• Maak een overeenkomst en maak medewerkers ervan bewust dat informatie in het meldsysteem nooit aan derden zal worden verstrekt, tenzij de instelling daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.
  

12. Ga verder dan silo-oplossingen

In veel organisaties analyseert de veiligheidscommissie de gemelde incidenten. Na herstel van de situatie worden de verbeteracties vervolgens op afdelingsniveau doorgevoerd. Maar om te leren van incidenten is het belangrijk om de resultaten van het incident en de analyse te delen met de gehele organisatie. Dit voorkomt herhaling van fouten en voorkomt silo-oplossingen die veiligheidsrisico's in stand houden. Het werken vanuit een centrale afdeling of kwaliteitsfunctionaris voor de beoordeling van nieuwe incidentformulieren kan er ook voor zorgen dat er organisatiebreed meer uniformiteit komt tussen de verschillende meldingsformulieren.

13. Gebruik meldingen als indicatoren

Hoewel de meeste rapporten van het type met een laag risico zijn, bieden ze niettemin belangrijke informatie over veiligheid in het zorgproces, niet alleen voor het management, maar voor iedereen in de organisatie. Aan de andere kant van het spectrum kunnen meldingen van incidenten met een hoger risico fungeren als indicatoren. Als je geen meldingen ontvangt, weet je niet wat de risico's zijn of waar je jouw aandacht op moet richten. Door managers toegang te geven tot alle rapporten, kunnen ze de punten in de hele organisatie met elkaar verbinden en kunnen ze openlijk spreken over incidenten op basis van de indicatoren die ze zien.

14. Geef feedback aan de melder

Het melden van incidenten is niet nieuw, maar wordt in veel zorginstellingen nog als een formeel proces ervaren, omdat er vaak geen terugkoppeling is naar de melder. Om de betrokkenheid van de melder op lange termijn te garanderen en om de bereidheid om te blijven rapporteren te bevorderen, is het advies om gegevens te delen over het meldingsproces in het algemeen, over eventuele schikkingen en eventuele genomen verbeteringsacties.

Probeer het zelf uit: Live demo incidentformulier!

Onze TPSC Cloud software maakt het eenvoudiger om incidenten en klachten te melden, verbeterplannen te registreren en gegevens te verzamelen via tevredenheidsonderzoeken.

Wil je weten hoe het eruit ziet? Ben je benieuwd hoe een zorgprofessional het registreren van een incident ervaart? Probeer het zelf! Je zult zien hoe eenvoudig het is om het meldingsformulier in te vullen. Bedenk een (fictief) incident en loop zelf alle stappen door.