Hoe software helpt bij kwaliteits- en veiligheidsgarantie in de zorg

Zorgorganisaties streven ernaar om te allen tijde veilige en hoogwaardige patiëntenzorg te bieden. Het claimen van een veilige zorgomgeving is echter één ding. Bewijzen dat het iets anders is. Dat is waar ziekenhuisaccreditatie om de hoek komt kijken. Om accreditatie in de gezondheidszorg te krijgen, moeten ziekenhuizen een uitgebreide beoordeling ondergaan door een onafhankelijke accreditatieorganisatie. Elk detail is belangrijk.

Slecht beheerde processen en schijnbaar kleine onoplettendheden kunnen het succes van een organisatie maken of breken. Zonder een proactieve strategie kunnen organisaties falen in het accreditatieproces. Hierdoorze verliezen ze het vermogen om:

• Kwaliteit te leveren aan patiënten
• Contracten te sluiten met bepaalde verzekeraars
• Zich positief te onderscheiden t.o.v. concurrenten

Falen in het accreditatieproces is ook een klap voor zorgmedewerkers en ondersteunend personeel die elke dag hard werken om het juiste te doen voor patiënten.

Toch veranderen de kwaliteits- en veiligheidsnormen voor patiënten regelmatig, om de snelle vooruitgang in de gezondheidszorg te weerspiegelen. Hierdoor kan het moeilijk zijn om continue op de hoogte te blijven van veranderingen. Bovendien zijn medewerkers druk bezig met patiëntenzorg, en terecht. Hoe meer administratieve drempels er zijn voor bijvoorbeeld het melden van incidenten, hoe kleiner de kans dat deze meldingen worden gedaan. Elke niet ingediende melding is een gemiste kans om de veiligheid te verbeteren.

Wanneer een accrediteur langs komt, dan vallen die fouten op en doen ze alle goede inspanningen van de organisatie teniet. Gelukkig kan accreditatiesoftware processen stroomlijnen, zodat organisaties gemakkelijker kunnen voldoen aan de accreditatievereisten in de gezondheidszorg.

Wat is accreditatie van de zorg?

Accreditatie is een proces waarmee zorgorganisaties aantonen dat ze in staat zijn om te voldoen aan bepaalde wettelijke vereisten en normen die zijn uiteengezet door erkende accreditatie-instanties zoals Joint Commission International (JCI) en het Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg (NIAZ). Hoewel dit proces intimiderend kan zijn, kunnen vooruitstrevende organisaties het gebruiken als een kans om waarde toe te voegen en de patiëntenzorg te verbeteren.

Hoewel zorgorganisaties zich moeten houden aan Europeese, nationale en lokale wet- en regelgeving, is accreditatie in de zorg niet verplicht. Zorgorganisaties streven vrijwillig naar accreditatie om verschillende belangrijke redenen die we hieronder toelichten.

Waarom is accreditatie in de zorg belangrijk?

Accreditatie in de zorg is belangrijk vanwege de boodschap die het afgeeft aan patiënten. Meer specifiek toont accreditatie van de zorg een toewijding aan om optimaal te presteren op het gebied van kwaliteit, verantwoordelijkheid en patiëntveiligheid. Het verstevigt de positie van de organisatie in de gemeenschap als leverancier van kwaliteitszorg. Het is een kwaliteitsstempel dat patiënten de geruststelling geeft dat ze de juiste keuze maken door voor zorg te kiezen voor die instelling. Als zodanig kan accreditatie organisaties een concurrentievoordeel geven in een tijd waarin het aantrekken en behouden van patiënten van cruciaal belang is.

Consumenten kunnen gemakkelijk zinvolle informatie verzamelen over de prestaties van geaccrediteerde organisaties met behulp van de Quality Check-website van The Joint Commission. Op deze site kunnen ze geaccrediteerde organisaties zoeken op stad, op naam, op postcode of op ID-nummer van de Joint Commission. Ze kunnen organisaties ook zoeken op type dienstverlening binnen een geografisch gebied en die resultaten vervolgens filteren op accreditatiebesluit, type aanbieder, zorginstelling of patiëntenpopulatie. Ze kunnen ook gratis resultaten van prestatiemetingen van ziekenhuizen downloaden die laten zien of een ziekenhuis de best mogelijke resultaten behaalt of dat de prestaties boven het doelbereik/-waarde liggen, vergelijkbaar met het doelbereik/-waarde, of onder het doelbereik/-waarde. Al deze informatie is van invloed op beslissingen van consumenten.

Een ander voordeel van accreditatie zijn lagere kosten als gevolg van verbeterde risicomanagement in verband met accreditatienormen in de zorg. Dit is een goed voorteken voor organisaties die deelnemen aan op prestatie gebaseerde betalingsregelingen. Ziekenhuizen die hun accreditatie hebben behaald, hebben ook een raamwerk voor het ondersteunen van continue kwaliteitsverbetering. Ze kunnen gemakkelijk kansen voor permanente educatie en training identificeren en processen in de hele organisatie standaardiseren. Tot slot kan accreditatie voor bepaalde verzekeraars of andere financiers een voorwaarde voor vergoeding zijn. Verzekeraars en andere managed care-organisaties zien accreditatie als een indicator dat een ziekenhuis hoogwaardige zorg biedt.

Hoe kan technologie helpen bij het accreditatieproces?

1. Software voor kwaliteits- en risicomanagement kan het vermogen van een organisatie om zich voor te bereiden op een accreditatie-onderzoek aanzienlijk verbeteren. Met een gestructureerd digitaal incidentmanagementsysteem kan men bijvoorbeeld (bijna-)incidenten vastleggen, analyses uitvoeren, workflows beheren en verbeteringen monitoren. Hoe eerder organisaties van deze gebeurtenissen kunnen leren en verbeterplannen kunnen implementeren, hoe beter ze zijn voorbereid op een accreditatie-onderzoek.
2. Ook kunnen organisaties het gehele proces van risicobeoordeling en evaluatie digitaliseren. Als onderdeel van zo'n platform maken de medewerkers gebruik van digitale checklists en dashboards die inzicht geven in risico's en de status van alle (deel)beoordelingen. Digitale assessments stellen medewerkers in staat snel risico's te identificeren en in te delen, zodat ze direct daarna een plan van aanpak kunnen opstellen.
3. Tot slot helpen oplossingen voor het beheer van verbeterplannen organisaties bij het bereiken van strategische doelstellingen door medewerkers door het verbeterproces te leiden. Veel organisaties hebben de beste bedoelingen, maar als niemand verbetering in de gaten houdt, zal er waarschijnlijk geen vervolgactie worden ondernomen. Organisaties kunnen hun software koppelen aan andere applicaties om direct na incidenten, klachten, checklists of audits de veiligheid en kwaliteit te verbeteren. Ze kunnen vastgelegde informatie ook gebruiken als bewijs van naleving en naleving van verschillende normen.

Hoe bereiken organisaties hun accreditatie?

Dit hangt af van de accrediterende organisatie. De Joint Commission stuurt bijvoorbeeld hoogopgeleide surveyors (bijv. artsen, verpleegkundigen, ziekenhuisbeheerders, medische laboratoriumtechnologen en andere specialisten in de gezondheidszorg) ter plaatse om ten minste eenmaal per 36 maanden een accreditatie-onderzoek of bezoek uit te voeren. JCI biedt verschillende opties voor het afleveren van enquêtes, waaronder persoonlijk, virtueel via video of een combinatie van persoonlijk en video. Deze onderzoeken zijn onaangekondigd, wat betekent dat organisaties geen waarschuwing krijgen wanneer ze zullen plaatsvinden.

Tijdens het onderzoek van de Joint Commission selecteren surveyors willekeurig patiënten en bekijken ze hun medische dossiers. Ze praten ook met artsen, verpleegkundigen en ander personeel die contact hebben gehad met de patiënt, en kunnen ook zelf met de patiënt praten. Observatie is cruciaal. De auditors van de Joint Commission willen observeren hoe het personeel met patiënten omgaat en of het personeel zich aan de voorschriften houdt. Controleert personeel bijvoorbeeld de naam van elke patiënt voordat ze medicatie toedienen? Hanteren chirurgische teams een "time-out" om de procedure en andere details te controleren voordat de operatie wordt gestart? Wassen artsen hun handen voordat ze patiënten aanraken? Evalueert het personeel patiënten op zelfmoordrisico?

Bij aankomst van de auditor moeten organisaties bereid zijn om diverse documenten te verstrekken, zoals:

• Een organigram
• Een lijst van alle afdelingen die in aanmerking komen voor een onderzoek
• Een lijst met niet-toegestane afkortingen
• Gegevens over doorgevoerde verbeteringen van de afgelopen 12 maanden
• Overzichten van noodsituatie-oefeningen en rapportages die achteraf zijn uitgevoerd
• Een valrisicobeoordeling en -beleid, en meer

De onderzoeken van de Joint Commission omvatten over het algemeen de volgende kernactiviteiten:

• Een sessie over de planning van het onderzoek
• Een openingsbijeenkomst en introductie op de organisatie
• Een speciale sessie met het management
• Een competentie assessment
• Een sessie over de werkomgeving (inclusief een rondleiding op locatie)
• Een eindbijeenkomst voor het onderzoeksteam van de Joint Commission om een ​​schriftelijke samenvatting van de bevindingen te presenteren

Er zijn meer dan 250 normen voor accreditatie in de gezondheidszorg die een verscheidenheid aan onderwerpen behandelen: patiëntenrechten en onderwijs, infectiebeheersing, medicatiebeheer, preventie van medische fouten, voorbereiding op noodsituaties en meer. Ziekenhuizen moeten aan alle normen voldoen om accreditatie te ontvangen.

Hoe kunnen organisaties zich voorbereiden op accreditatie?

Voor een goede voorbereiding is onder andere een stapsgewijs proces nodig, waarbij zorginstelingen de accreditatievereisten beoordelen, de gereedheid bepalen en eventuele lacunes aanpakken. Veel ziekenhuizen kiezen ervoor om hun eigen schijnonderzoek uit te voeren met behulp van Tracer-methodologie om prestatieproblemen te identificeren. Deze methodologie omvat drie verschillende soorten tracers - individuele tracers of patiënt tracers, programmaspecifieke tracers en systeem tracers - om prestatieproblemen in één of meer stappen van het zorgproces te identificeren.

Ziekenhuizen kunnen bijvoorbeeld eigen enquêtes uitvoeren om bekende onderdelen die niet voldoen aan accreditatie te targeten of gespecialiseerde programma's of diensten bekijken. Het doel? Om proces- of systeemproblemen aan het licht te brengen die de kans op ongewenste uitkomsten bij accreditatie vergroten.

Zorgorganisaties voeren ook veiligheidsrondes waarbij met een kleinere groep worden gekeken naar bepaalde aspecten in de zorg. Samen helpen enquêtes, gerichte tracers en veiligheidsrondes organisaties bij de voorbereiding op het officiële onderzoek. Zoals het spreekwoord zegt, oefening baart kunst. Het is beter om problemen te identificeren voordat de auditor dat doet.

Wat gebeurt er na een accreditatieonderzoek?

Na een onderzoek van de Joint Commission ontvangen organisaties hun accreditatie, indien de inspecteurs geen eisen voor verbetering (RFI - requirements for improvement) hebben geïdentificeerd in hun post-enquêterapport. Dit rapport identificeert RFI's per risico en helpt organisaties bij het prioriteren van middelen en het richten van corrigerende actieplannen op gebieden die nalevingsacties en -interventies het meest nodig hebben. Als een organisatie RFI's ontvangt, moet ze binnen 60 dagen bewijs overleggen waaruit blijkt dat ze volledig aan die normen voldoet. Zodra de Joint Commission de RFI's beoordeelt en goedkeurt, zal zij accreditatie verlenen.

Een van de belangrijkste stappen die een organisatie kan nemen na een accreditatietraject is ervoor te zorgen dat de feedback alle relevante partijen bereikt, inclusief het patiëntgerichte personeel. Organisaties moeten hierbij zowel de sterke punten als verbeterpunten communiceren.

Conclusie

Accreditatie behalen zonder de inzet van software is zeker mogelijk, maar waarom zou je die kans willen wagen? Accreditatie is een complex en voortdurend evoluerend proces dat voorbereiding, samenwerking en veel inzet vereist van iedereen binnen de organisatie. Handmatige processen passen hier niet bij. Juist het gebruik van digitale rapportages, automatische workflows en notificaties helpen om het proces te stroomlijnen en data-analyse mogelijk te maken.

Het gaat erom medewerkers in staat te stellen de kwaliteit en veiligheid in eigen hand te nemen met behulp van geautomatiseerde workflows en realtime inzichten. Software voor kwaliteit en veiligheid verlicht de last van het personeel. Zodat zij zich kunnen concentreren op waar ze het beste in zijn: hoogwaardige patiëntenzorg bieden. Het behalen van een accreditatie is een extra bonus.