Hoe zet je een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) op.

Voor organisaties is het belangrijk inzicht te krijgen in de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers. Zo helpt een goed uitgevoerd medewerkerstevredenheidsonderzoek bij het behalen van de organisatiedoelstellingen en bij het behouden van waardevolle medewerkers. Maar hoe doe je dat nu eigenlijk, zo’n onderzoek onder het personeel? In deze blog lees je hoe een MTO op te zetten en welke mogelijkheden daarbij zijn.

Wil je eerst nog meer lezen over de voordelen van dit onderzoek? Ga dan naar onze blog “De voordelen van een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)”.

Opzet van een tevredenheidsonderzoek onder zorgpersoneel

Vroeger zagen HR-professionals enorm op tegen de uitvoer van een MTO. Zo eens per twee jaar werden er MTO’s uitgevoerd, waarbij medewerkers lange vragenlijsten moesten invullen, die de HR-afdeling vervolgens moesten verwerken. En de leidinggevende verheugde zich niet altijd op de uitkomsten van het MTO.

De huidige software is modern, eenvoudig en laagdrempelig in het gebruik. Hierdoor is de tevredenheid van medewerkers online, snel, op het juiste moment en met enkele vragen te meten. Dit maakt het ook mogelijk om die vragenlijst af te stemmen op de rol die iemand heeft in het zorgproces of bijvoorbeeld contact heeft gehad met een specifieke patiëntenpopulatie (denk aan COVID-19). Medewerkers zullen best bereid zijn om hun mening te geven, maar wel met de voorwaarde dat dit snel en doelgericht gebeurt. Ook willen ze zeker weten dat er iets mee gebeurt.

Verschillende opties voor een medewerkerstevredenheidsonderzoek

Afhankelijk van het doel dat je als organisatie hebt met een MTO zijn er verschillende mogelijkheden: een brede, korte of verdiepende vragenlijst.

MTO met brede vragenlijst
Met een breed MTO kunnen alle thema’s die invloed hebben op de tevredenheid, betrokkenheid, motivatie en bevlogenheid van de medewerkers gemeten worden. Ook de cultuur van de organisatie kan meegenomen worden. Door de vraagstelling in het MTO kunnen medewerkers gestimuleerd worden in het nemen van verantwoordelijkheid, door bijvoorbeeld te vragen naar wat kunnen zij zelf kunnen bijdragen aan het succes van de organisatie. Thema’s die bijvoorbeeld mee genomen kunnen worden zijn persoonlijke ontwikkeling, (interne) communicatie, leidinggevende, samenwerking, werkdruk, werkomstandigheden, enzovoort.

MTO met korte vragenlijst
Wanneer een organisatie op hoofdlijnen een goed beeld wil krijgen van wat goed gaat en waar het eventueel minder goed gaat kan een korte vragenlijst al voldoende inzicht bieden. Als het ware steek je even een thermometer in de organisatie, om “feeling” te krijgen met de huidige gang van zaken. Vragen die bepalend zijn voor de tevredenheid, betrokkenheid en bevlogenheid van medewerkers kunnen hierin de gewenste informatie leveren.

Het voordeel van werken met korte vragenlijsten:

1. Tijdbesparing voor medewerkers én verwerking (en dus ook kostenbesparing);
2. Hogere response, omdat medewerkers door minder vragen eerder mee willen werken;
3. Continu meten met korte vragenlijst werktevredenheid (op relevant moment);
4. Actuele feedback, omdat medewerkers snel en makkelijk antwoord geven (snel inzicht in veranderende prioriteiten van medewerkers);
5. Korte vragenlijst maakt anonieme deelname eerder mogelijk;
6. Verbeterde sturingsinformatie door verdiepingsslag middels slimme hoofd- en subvragen.

MTO met verdiepend thema
Een verdiepend onderzoek kan ingezet worden wanneer informatie gewenst is op één thema. De werkdruk, de interne communicatie, de persoonlijke ontwikkeling of de duurzame inzetbaarheid van medewerkers zijn bijvoorbeeld thema’s die vragen om een verdiepend MTO. Maar ook bijvoorbeeld de fase waarin een medewerker zich bevindt biedt aanleiding, zoals het wervingsproces, de inwerkperiode of het ontslag. Een korte online vragenlijst kan hierin volstaan, maar soms verdient het de aanbeveling om een diepte-interview en/of een groepsgesprek met medewerkers naast de online vragenlijst te plannen.

Extra noodzaak MTO door COVID-19

De impact van COVID-19 is voor veel zorgprofessionals groot geweest. Met name de bezoekersstop bij zorginstellingen, het ontbreken van beschermende middelen of gebrek aan communicatie. Maar ook het thuiswerken (en hoe werk je dan samen), in combinatie met het privéleven heeft veel impact gehad. Hoe houd je tijdens COVID-19 de betrokkenheid van medewerkers op het gewenste niveau? Hoe weet je of zij zich gehoord voelen door het management betrekking tot de problematiek waarmee zij te kampen hebben gedurende de dag?

En voor medewerkers die in aanraking komen met klanten of familie. Hoe verloopt de samenwerking met hen in het kader van de hygiëneregels en bezoekregeling? Kortom, alle thema’s rondom Covid-19 die van invloed kunnen zijn op de tevredenheid, betrokkenheid en bevlogenheid van uw medewerkers: (interne) communicatie, leidinggevende, samenwerking, werkdruk, werkomstandigheden, enzovoort kunnen gemeten worden in een MTO.

Zo houdt u als organisatie zicht op de betrokkenheid van medewerkers;

• waardoor indien nodig direct aanpassingen gemaakt kunnen worden op gebied van afspraken, beleid en strategie van de organisatie;
• en dat die medewerkers die begeleiding nodig hebben bij de verwerking van alle (soms heftige) indrukken daadwerkelijk geholpen kunnen worden bij het verwerken van de corona-crisis.

De samenhang tussen de MTO en patiënt- of cliënttevredenheid?

De invloed van betrokken medewerkers heeft veel invloed op de patiënt- of cliënttevredenheid. Betrokken medewerkers zorgen voor goede ervaringen bij patiënten en cliënten. Maar ook andersom is waar. Als de ervaringen van patiënten en cliënten minder zijn, verhoogt dit de werkdruk onder het personeel. Daarom is het waardevol om zowel de patiënttevredenheid (PTO) als de medewerkerstevredenheid te meten en zo inzicht te krijgen in de samenhang hiertussen.

Welke mogelijkheden biedt de software van symplr Patient Safety?

Binnen het TPSC Cloud platform is het heel eenvoudig om een eigen MTO in te richten. Op basis van de standaard vragenlijst kun je al snel starten met onderzoek onder je medewerkers. De applicatie voor het MTO kan eveneens ingezet worden voor een patiëntentevredenheidsonderzoek.

Door de flexibiliteit van de vragenlijsten en de software kun je de vragenlijst ook afstemmen op je eigen wensen. Of juist meerdere specifieke vragenlijsten opstellen wanneer dat nodig is. Zonder programmeerkennis stel je je eigen vragenlijsten samen én bouw je een rapportage of dashboard met de resultaten.

Alle meetresultaten zijn dan continu en realtime zichtbaar op je online dashboard. Daarmee kan het management direct acties ondernemen. En zo doelgericht werken aan medewerkerstevredenheid. Het meten van medewerkerstevredenheid levert dan veel meer op dan alleen de verplichte metingen voor het kwaliteitssysteem.

>> Verder lezen over onze tevredenheidsonderzoek applicatie.

Wil je meer weten hoe de betrokkenheid in je organisatie te vergroten? Download dan ook ons eBook Medewerkerbetrokkenheid. Leer onder andere hoe je zorgpersoneel gemotiveerd krijgt om incidenten te melden.