TPSC als deskundige partner in patiëntveiligheid

Voor een groot ziekenhuis zoals het AMC, onderdeel van Amsterdam UMC, is het iedere dag een grote uitdaging om alle processen voor externe en interne belanghebbenden in goede banen te leiden. Er worden jaarlijks 160.000 patiënten behandeld en er werken ruim 10.000 mensen.

Naast de dynamiek op het gebied van patiëntenzorg, heeft het ziekenhuis ook te maken met onderzoek en onderwijs. Het ziekenhuis moet aan een groot aantal interne en externe kwaliteitseisen voldoen en heeft ruim 120 verschillende veiligheidscommissies die in goede banen geleid moeten worden.

Het AMC vond hiervoor de oplossing bij de software van The Patient Safety Company (TPSC). Met dit softwareplatform kreeg ze precies waar ze in 2007 naar op zoek was: flexibiliteit, vele keuzemogelijkheden en bouwstenen die helpen om heel eenvoudig in te spelen op wijzigingen door externe en interne veranderingen, een goede beveiliging en goede koppelingsmogelijkheden met interne en externe systemen.

Waarom heeft AMC voor het TPSC-platform gekozen?

Op basis van marktonderzoek in 2007 onder alle toenmalige grote leveranciers op dit gebied, kwam de software van The Patient Safety Company als het meest flexibel en met de meeste keuzemogelijkheden en bouwstenen uit de bus. Daarnaast kon het platform het beste de privacy waarborgen voor melders en afhandelaars die met het systeem moeten werken.

De belangrijkste voorwaarden die het AMC stelde aan het TPSC-platform zijn samengevat:

1. Flexibiliteit;
2. Gebruiksvriendelijkheid;
3. Overzichtelijkheid;
4. Een goede beveiliging;
5. De mogelijkheid van koppelingen met andere systemen;
6. Zo min mogelijk downtime en dataverlies.

Binnen het AMC gaat het jaarlijks om 7.000 meldingen in totaal, verdeeld over 12 verschillende soorten meldingen (tot en met 2020). Voor al deze (soorten) meldingen biedt het TPSC-platform flexibele oplossingen met veel vrijheid voor eigen invulling.

In welke mate voldoet het platform aan de verwachtingen?

“De software heeft in de afgelopen 12 jaar precies geleverd wat we wilden en wat we ervan verwacht hadden. We beschikken over een flexibel en volwaardig meldsysteem. Ieder type melding heeft een eigen meldproces en afhandeling, en de inrichting die ze nodig heeft. Het fijnste is dat de software aangepast kan worden aan onze werkprocessen in plaats van dat we onze werkprocessen moeten aanpassen aan de software. Dit is een absolute voorwaarde in de gebruiksvriendelijkheid, wat natuurlijk ook ten goede komt aan de meldingsbereidheid en afhandelbereidheid.” (Marcel Adema, Applicatiebeheerder IMS)

Hoe helpt TPSC Cloud software met de dagelijkse uitdagingen?

Het AMC gebruikt de software voor onder andere:

• Melden en afhandelen van (bijna)incidenten;
• Melden en afhandelen van calamiteiten;
• Melden en afhandelen van vermoedens kindermishandeling en huiselijk geweld;
• Melden en afhandelen van klachten, claims en tuchtrechtzaken;
• Registreren en afhandelen van Arbo-meldingen en agressiemeldingen;
• Melden en afhandelen van afwijkingen binnen en tussen laboratoria;
• Invoeren, monitoren en evalueren van verbetermaatregelen.

Hierbij biedt het platform veel ondersteuning bij de retrospectieve risicoanalyses op basis van de gemelde (bijna)incidenten. Het AMC kan meteen zien of de maatregelen om een risico te voorkomen daadwerkelijk hebben gewerkt, en of de prospectieve risicoanalyses dus toereikend waren.

De grootste en meteen ook de belangrijkste uitdaging voor het AMC is het op één lijn krijgen van de veiligheidscommissies voor ieder type melding, zoals de ruim 100 verschillende veiligheidscommissies voor zorgincidenten. Hierbij gaat het voornamelijk om het vinden van een gemeenschappelijke manier om ongewenste uitkomsten te melden, af te handelen en te rapporteren. Daarnaast is het van belang om te kunnen voldoen aan de wensen en eisen van alle betrokken partijen. Zoals over goede overzichten kunnen beschikken, op basis waarvan een risicomatrix kan worden gemaakt, prioriteiten gesteld kunnen worden en trends kunnen worden geanalyseerd.

Ruimte en vrijheid voor eigen wensen

Het TPSC-platform biedt binnen de kaders genoeg ruimte en vrijheid om aan wensen en eisen van alle partijen tegemoet te kunnen komen, zonder in te leveren op een generieke manier van werken. Denk bijvoorbeeld aan de workflow voor alle laboratoria, waarbinnen ze wel hun eigen laboratorium-specifieke handelingen kunnen opnemen. Of aan één generieke rapportage voor alle medische afdelingen, waarin ze alleen hun eigen gegevens kunnen inzien.

Flexibele oplossingen

Het grootste voordeel van TPSC Cloud is dat het zo gemakkelijk aangepast kan worden aan gewijzigde of nieuwe werkprocessen. Dankzij de vele keuzemogelijkheden en bouwstenen kan goed worden ingespeeld op zowel externe veranderingen (zoals gewijzigde wet- en regelgeving) als op interne veranderingen (zoals afdelingsverschuivingen).

Goede beveiliging

De cloud zelf is zeer goed beveiligd: het voldoet zowel aan de strenge beveiligingseisen van de Security Architect als aan de strenge privacy-eisen van de Functionaris Gegevensbescherming. Daarnaast kunnen we platformbreed makkelijk zien wie wanneer een inlogpoging heeft gedaan, en of deze inlogpoging gelukt is. Per app kunnen we tot op elk gewenst detailniveau instellen wie welke toegang krijgt tot welke functionaliteit, tot welke meldingen en tot welke meldingssecties, en wie wat mag lezen, wijzigen en/of verwijderen. Audit trails per melding maken voor ons meteen inzichtelijk wie wat inhoudelijk met de melding gedaan heeft. En een app-brede audit trail geeft duidelijk weer welke functionele aanpassingen wanneer gedaan zijn door de beheerders en/of leverancier.

Goede koppelingsmogelijkheden

TPSC Cloud maakt gebruik van verschillende koppelingen met interne databases, een medicatiebestand-koppeling met het EPD en tot voor kort ook met meerdere landelijke databases. Alle databasekoppelingen die we nodig hebben konden en kunnen we zonder hulp van de leverancier en zonder meerkosten aanmaken. Voor koppelingen met interne en externe systemen hebben we gebruik gemaakt van HL7, SOAP, een bestandskoppeling, Surfconext/ADFS en een Office365-koppeling, en ook XML-koppelingen zijn mogelijk.

Opvolgen van verbetermaatregelen

Het AMC heeft 13 apps ontwikkeld op het TPSC Cloud platform (waaronder 6 extra grote met een geavanceerde workflow) voor onder andere: - zorgincidenten; - laboratoriumafwijkingen; - (patiënt)klachten; - Arbo-meldingen; - meldingen van huiselijk geweld of kindermishandeling; - claims en tuchtrechtzaken; - beveiligingsincidenten; - verbetermaatregelen.

Om zicht te houden op het opvolgen van de verbetermaatregelen die voortkomen uit de retrospectieve analyse heeft het AMC ook een verbeter-volgmodule-app. Deze ondersteunt bij het invoeren, opvolgen, monitoren en evalueren van de verbetermaatregelen.

Wat zijn voor jullie zorginstelling de belangrijkste voordelen van TPSC Cloud?

De belangrijkste toegevoegde waarde voor het AMC is de flexibiliteit met behoud van adequate afscherming en beveiliging van gegevens, en de mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met gekoppelde systemen. Maar er zijn nog meer voordelen te benoemen van de software:

De rode draad is flexibiliteit

Voor elk type melding kan een aanpak op maat ingebouwd worden, door het een eigen app te geven, met een eigen meldformulier, een eigen workflow, een eigen rollen- en rechtenindeling en een eigen inrichting.

Duidelijke rapportage

Daarnaast is in het dashboard van iedere app heel duidelijk zichtbaar wat de openstaande meldingen zijn, en aan de hand van de ernst, in welke volgorde ze het beste afgehandeld kunnen worden. Ook kunnen er generieke rapporten gemaakt worden voor 100+ afdelingen, waarin iedere afdeling alleen de meldingen ziet die ze mag zien.

Compleet en centraal inzicht

Iedere melding op zich is eigenlijk een compleet dossier omdat het alle relevante informatie bevat en omdat alle handelingen bij de afwikkeling ervan binnen het dossier zijn uit te voeren. Zo kunnen er bijvoorbeeld foto’s en geluidsfragmenten aan worden toegevoegd en is er duidelijk zichtbaar welke stappen de commissies hebben gezet, met wie en wanneer.

Bewustwording

De TPSC Cloud software laat daadwerkelijk zien welke ongewenste gebeurtenissen er zijn geweest, hoe vaak die er zijn en wat de gevolgen ervan waren (en wat de gevolgen hadden kunnen zijn). Hierdoor worden zorgmedewerkers en het management zich er extra van bewust wat de huidige risico’s zijn en hoe deze in de toekomst voorkomen of verminderd kunnen worden.

Hoe is de samenwerking met The Patient Safety Company?

“Niet alleen de software is flexibel, de medewerkers van The Patient Safety Company zijn dat ook. Ze zijn meedenkend en staan altijd voor ons klaar.” [Drs. Liesbeth Flippo, Stafadviseur Afdeling Zorgsupport]

“De persoonlijke benadering en de korte lijnen zijn bijzonder en geen moeite is hen teveel. Zo nemen ze altijd de tijd om te luisteren naar onze wensen en behoeftes. Of ze komen zelf met goede voorstellen en staan open voor suggesties.

Vervolgens leveren ze goed werk af binnen de gestelde termijn en koppelen ze de stand van zaken regelmatig terug, is de ervaring van het AMC. Zo weet je altijd waar je aan toe bent. TPSC-medewerkers houden zich aan de gemaakte afspraken en komen beloftes ook na. Ze zijn open, betrouwbaar en integer, zeker ook op financieel gebied, en bereid om zo nodig een stapje extra te doen.

Daarnaast weten onze vaste TPSC-consultant en enkele mensen binnen TPSC precies hoe onze organisatie, ons platform en onze apps in elkaar zitten, zodat we niet steeds opnieuw ons verhaal hoeven uit te leggen. Kortom, TPSC biedt een zeer goede prijs-kwaliteitverhouding.”

Welke drempels ervaar je bij TPSC Cloud software?

Bij enkele afdelingen was er een vooroordeel dat de software alleen gebruikt kan worden voor het registreren en rapporteren van incidenten. Dat het dus eigenlijk niets anders was dan een registratiesysteem.

Door de geavanceerde workflows te laten zien, die de software kan ondersteunen, met de hoeveelheid bouwstenen en opties, zien ze geen registratiesysteem. Ze zien dan een flexibele app die ingezet kan worden als een geavanceerd systeem met allerlei business logica.

Het platform kan voor veel meer dingen gebruikt worden dan de incidenten, klachten, afwijkingen en verbetermaatregelen, zoals Amsterdam UMC, locatie AMC het gebruikt. Het platform kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden voor de registratie van:

• Klanten en medewerkers;
• Inkomende en uitkomende goederen;
• (Ziekte-)verlofaanvragen;
• Opleidingen van medewerkers.

Bij medewerkers leefde de angst dat het platform ingezet zou worden als medewerker-volgsysteem. Waar medewerkers afgerekend zouden kunnen worden op gemaakte fouten. Maar door vanaf de start het grondprincipe “Veilig Incident Melden” te introduceren (waardoor leidinggevenden geen inzage kunnen krijgen in gegevens die bewust of onbewust besproken kunnen worden in jaargesprekken), konden de afdelingen worden gerustgesteld.

Wat zijn de belangrijkste leerpunten voor het ziekenhuis?

Wij zijn het meest trots op de samenwerking van twaalf laboratoria, door deze onder te brengen in dezelfde app. Daarvoor werkten ze nog niet volledig samen en zelfs nog niet volledig digitaal. Maar de app zorgt voor een generieke manier van werken, meer uniformiteit, nauwelijks of geen handwerk en een groter totaaloverzicht. Terwijl de laboratoria tegelijkertijd nog genoeg ruimte en vrijheid hebben om aan hun eigen wensen en eisen tegemoet te komen.

Ieder ziekenhuis of zorginstelling heeft natuurlijk een andere organisatiestructuur. Toch kunnen de geleerde lessen universeel zijn. Daarom hier een aantal belangrijkste leerpunten van het Amsterdam UMC, locatie AMC.

1. Start met een prototype app
   Voor het AMC werkte het niet om een app vooraf tot in alle details uit te werken. Het ging pas echt voor mensen leven, zodra ze iets tastbaars en concreets voor zich konden zien. Daarom maakten wij eerst prototypes op basis van de eerste behoeftes, die we vervolgens verder gingen verfijnen en uitwerken met de klantafdelingen.
2. Denk eerst goed na over de vragen op het formulier
   Het is belangrijk om eerst goed op een rijtje te zetten welke formuliervragen voor elk type meldingen echt noodzakelijk zijn bij het melden, behandelen en rapporteren. Denk hierbij ook aan een overtuigde onderbouwing voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarbij is het ook heel belangrijk om zoveel mogelijk dezelfde formulering en vraagtype aan te houden (bijvoorbeeld select of tekstvak), zodat je organisatiebreed rapporten kunt opmaken over alle type meldingen binnen alle afdelingen en divisies.
3. Zorg voor draagvlak
   Het klinkt misschien logisch, maar een app kan alleen succesvol worden als er genoeg draagvlak is en als de tijd er rijp voor is. Vanuit enthousiasme en de hoeveelheid mogelijkheden binnen het TPSC Cloud platform kun je van alles ontwikkelen, maar je mist de verbinding als het niet gedragen wordt. Bovendien is het een gemiste kans, zodra iedereen er wel aan toe is, omdat er weerstand kan zijn ontstaan.
4. Besteed aandacht aan (bijna)incidenten
   (Bijna)incidenten kunnen ervaren worden als minder urgent, omdat het nog net goed gegaan was. Maar de ervaring leert, dat ze minstens even urgent zijn als de “echte” incidenten, omdat er blijkbaar barrières waren die ervoor zorgden dat het niet mis kon gaan. Juist door deze toch al aanwezige barrières te versterken, kun je in de toekomst herhaling (en ernstigere gevolgen) voorkomen.

Meer weten?

Heb je vragen naar aanleiding van deze case over Amsterdam UMC? Wellicht heb je een meer inhoudelijke vraag over kwaliteit- en risicomanagement? Onze specialisten helpen je graag verder.

Voor meer informatie over patiëntveiligheid biedt onze Themapagina Patiëntveiligheid een stappenplan.

Of wil je meer weten over de mogelijkheden met onze software voor je eigen organisatie? We horen het graag van je. Vul dan het contactformulier in op onze website of bel +31 72 - 8200 400.