Waarom is incidentrapportage belangrijk voor zorginstellingen?

Incident Management

Laatste update: 6 september 2023

Waarom is incidentrapportage belangrijk voor zorginstellingen?

Inhoudsopgave

Een zorgincident of bijna-incident is een ongewenste gebeurtenis (bijv. een fout in de behandeling, verwonding van de patiënt of defecte apparatuur) die een patiënt, zorgverlener of andere personen schaadt, of hen kan schaden.

Maar waarom is het zo belangrijk om zorgincidenten te melden?
Incidentrapportage in de zorg verwijst naar het verzamelen van gegevens over zorgincidenten met als doel de patiëntveiligheid en zorgkwaliteit te verbeteren. Als het goed wordt gedaan, identificeert het veiligheidsrisico's en helpt het de ontwikkeling van interventies om risico's te verminderen en zo schade te verminderen.

Incidentrapportages helpen zorgmedewerkers bij het identificeren en wijzigen van de factoren op individueel of systeemniveau die bijdragen aan medische fouten. Medisch personeel, zoals verzorgenden, verpleegkundigen, apothekers of artsen, die direct betrokken zijn bij een incident, of de acties die eraan voorafgaan, dienen doorgaans de meeste incidentmeldingen in (volgens de Joint Commission in de Verenigde Staten dienen verpleegkundigen het grootste aantal incidentmeldingen in). Maar idealiter heeft jouw organisatie een softwaresysteem waarmee iedereen - personeel, patiënt, familie of bezoeker - een incident kan melden.

Op organisatieniveau kan het melden van incidenten de interne transparantie bevorderen en een cultuur van continue verbetering stimuleren wanneer dit wordt aangemoedigd door management of directe collega's.

Hoe incidentrapportage de zorgverleners ten goede komt

Wanneer je medewerkers aanmoedigt om incidenten en gebeurtenissen te melden, is het natuurlijk belangrijk om in grote lijnen uit te leggen hoe dit de kwaliteit van de patiëntenzorg en de veiligheid van alle deelnemers aan de gezondheidszorg verbetert. Dat zijn immers de primaire doelstellingen van elke zorgorganisatie.

Maar wellicht ontbreekt het aan de mogelijkheid om het waarom meer in detail uit te leggen en collega's aan te moedigen om zorgincidenten te rapporteren. De meerderheid van de clinici en het zorgpersoneel staat hier best voor open en accepteert instructies om te verbeteren. Een voorwaarde hierbij is wel dat er een goede veiligheidscultuur ontstaat die niet gericht is op de schuldvraag.

Deel bij onboarding en training van medewerkers de voordelen van incidentrapportage, zoals:

Rapportage levert input voor discussie met (senior) management over onveilige situaties en laat zien dat de medewerker alert is op continue verbeteringen, wat positief doorwerkt naar de jaarbeoordeling;
Incidentrapportage toont de toewijding van de individuele medewerker om patiëntgerichte of persoonsgerichte zorg voorop te stellen, in plaats van simpelweg de protocollen te volgen;
Doorlopende training over veiligheid en risico's is belangrijk voor het scherp houden van zorgprofessionals. Het beste is om hier zowel op persoonlijk als op teamniveau aandacht aan te besteden;
Degenen die het dichtst bij het bed staan en veel met patiënten omgaan, hebben het beste zicht of processen daadwerkelijk werken. Medewerkers die zich uitspreken wanneer ze onveilige omstandigheden of inefficiënties zien, dragen bij aan betere werkomstandigheden voor zichzelf en hun collega's;
Medewerkers zijn vaak zelf het beste in staat om incidenten te identificeren en te rapporteren die het gevolg zijn van overbelasting, fouten in het rooster of andere HR-gerelateerde problemen, die kunnen worden gecorrigeerd in ieders belang;
Zorgpersoneel - en met name zij die werken als onderdeel van een patiëntgericht zorgteam - zijn wederzijds verantwoordelijk voor de zorg die aan een patiënt wordt verleend. Het werk van één weerspiegelt het werk van iedereen, en het melden van incidenten is dan de juiste keuze;
Het ontwikkelen van een gewoonte om een incident direct na een gebeurtenis te melden, zorgt ervoor dat het individu "het goed doet", terwijl de details nog vers zijn, en heeft daarom de meeste impact.

Hoe rapportage het management en de gehele organisatie ten goede komt

Rapportage van incidenten verbetert ook de patiëntveiligheid en de kwaliteit van zorg voor de gehele afdeling, locatie en zelfs de totale organisatie. Enkele van de belangrijkste voordelen zijn de volgende:

Het verbetert de veiligheid voor alle betrokkenden bij de zorg: De belangrijkste reden om het melden van incidenten aan te moedigen, is ervoor te zorgen dat de vele positieve bijdragen van jouw organisatie op patiënt-, instellings- en gemeenschapsniveau niet worden overschaduwd door een veiligheidsincident. Het is absoluut noodzakelijk om al het mogelijke te doen om elke patiënt, personeelslid, bezoeker, leverancier of andere persoon die op locatie aanwezig is of digitaal zaken doet met de organisatie te beschermen.

Het helpt de basisoorzaken te identificeren: Alle zorgincidenten hebben een oorzaak. De basisoorzaken moeten worden geïdentificeerd - en gecorrigeerd - om te voorkomen dat incidenten zich herhalen. Een patiëntincidentrapport is een gedetailleerd, schriftelijk verslag van de reeks gebeurtenissen die hebben geleid tot een bijwerking. De basisoorzaken, zoals communicatieproblemen, inconsistente procedures of onvoldoende personeel, liggen ergens in die keten van gebeurtenissen. Met software voor incidentmanagement kun je de oorzaken van elk incident analyseren. Het corrigeren of voorkomen van deze oorzaken helpt te voorkomen dat de ongewenste situatie zich weer voor doet.

Het zorgt voor aanscherping van beleid en procedures: Door de transparantie te vergroten, werpt incidentrapportage licht op factoren die bijdragen aan fouten en ongewenste situaties, zoals:

Onveilige situaties (bijvoorbeeld een natte vloer);
Onvoldoende opleiding en begeleiding van nieuw personeel;
Onjuiste of onduidelijke protocollen of procedures (bijvoorbeeld voor medicatietoediening);
Overmatige werkdruk door gaten in de planning en/of onderbezetting (leidend tot uitputting die bijdraagt aan medicatie- en andere fouten);
Het corrigeren van defecte protocollen, beleid en procedures is essentieel voor het verbeteren van de veiligheid van patiënt en personeel.

Het verbetert het klinisch risicomanagement: Incidentrapporten zijn essentiële informatiebronnen voor klinisch risicobeheer. Ziekenhuisdirecties moeten de veiligheidsprestaties van hun organisatie kennen en in staat zijn om vermijdbare problemen te identificeren die hun risico's vergroten. Door klinische risico's te beoordelen, kunnen ziekenhuizen hoogwaardige zorg en een veilige werkomgeving voor al het personeel bieden.

Het helpt continue kwaliteitsverbetering mogelijk te maken: Ziekenhuizen richten zich op het verbeteren van patiëntveiligheid en zorgkwaliteit door hun klinische processen en andere patiëntgerelateerde processen (bijv. opname- en ontslagprocedures) continu te evalueren en te verbeteren. Incidentrapportage identificeert mogelijke gebieden voor kwaliteitsverbetering en helpt de organisatie om te slagen in haar inspanningen voor klinische kwaliteitsverbetering.

Het bevordert het continue leerproces: Het gebruik van opgeloste incidentrapportages als casestudy's of in trainingsdocumenten voor personeel en live-sessies helpt om zorgmedewerkers voor te bereiden op echte situaties. Medewerkers die leren van hun eigen of andermans fouten, kunnen meer incidenten beter voorkomen.

Het legt nuttige gegevens vast voor ziekenhuisbrede analyses: Managers moeten voortdurend statistieken en geaggregeerde gegevens rapporteren aan managers en/of het bestuur. Hoe meer gegevens er zijn over kwaliteit en veiligheid, hoe beter, en dashboards voor incidentrapportage kunnen daarbij helpen. Het verzamelen van gegevens over incidenten, klachten en via checklists is slechts de eerste stap naar verbetering van kwaliteit en veiligheid. De volgende stap is het analyseren van de gegevens en het informeren van de organisatie door middel van rapporten en dashboards om trends te ontdekken, risico's te prioriteren en key performance indicators te bewaken.

Het kan helpen de kosten te verlagen: Bijvoorbeeld gaten in de personeelsplanning die goede zorg belemmeren en de veiligheid in gevaar brengen en boetes en straffen opleveren voor het niet naleven van richtlijnen of wettelijke verplichtingen. Fouten leiden vaak tot rechtszaken en negatieve aandacht in de media. Dit zijn allemaal negatieve uitkomsten die kunnen zijn gestart met een enkel incident. Het aanmoedigen van personeel om op de hoogte te blijven van risicobeperking door middel van incidentrapportage is een bewezen manier om onnodige kosten te verminderen.

Weerstanden voor het melden van incidenten in de zorg

Onderrapportage van ongewenste situaties en zelfs medische fouten komt vaak voor. Onderzoekers op het gebied van de volksgezondheid schatten dat slechts 10-20% van de fouten ooit wordt gemeld. Doordat 90-95% daarvan geen schade toebrengt aan patiënten, worden deze situaties niet gerapporteerd en onderzocht. Onderrapportage kan te wijten zijn aan verschillende veelvoorkomende belemmeringen voor het melden van incidenten.

Evalueer regelmatig de mogelijke belemmeringen voor rapportage in jouw eigen instelling, te beginnen met de onderstaande voorbeelden:

Zorgen over juridische gevolgen;
Schuld- en schaamtecultuur, schuldgevoelens, angst voor straf;
Een gebrek aan tijd om te melden;
Geen eenvoudig rapportagesysteem;
Geen vertrouwen in follow-up/herhaalde meldingen zonder follow-up;
In het verleden hetzelfde incident al eens gemeld;
Details zijn vergeten na enkele dagen;
Gebrek aan aanmoediging van management en/of directe collega's.

>> Lees meer over deze weerstanden in onze blog: Weerstanden voor het melden van incidenten in de zorg.

De beste aanpak voor het melden van incidenten in de zorg

De zorgprofessional die getuige is geweest van de gebeurtenis - of de eerste medewerker die hiervan op de hoogte is gesteld - moet de melding indienen.

Een incidentrapport direct indienen wanneer zich een onverwachte gebeurtenis voordoet

Het incidentrapport is in vele situaties noodzakelijk:

Een patiënt dient een klacht in;
Er treedt een medicatiefout op;
Een medisch apparaat werkt niet goed;
Iemand - patiënt, medewerker of bezoeker - is gewond of is betrokken bij een situatie met kans op letsel.

Vul het incidentrapport zo snel mogelijk in, terwijl de details nog vers zijn, maar niet meer dan 24-48 uur nadat het incident heeft plaatsgevonden.

Houd je bij de feiten

Wie, wat, waar, wanneer en hoe: Incidentrapporten moeten beschrijven wat er is gebeurd en de belangrijkste vragen beantwoorden. De behoefte aan incidentrapportage kan per organisatie verschillen, maar deze basisinformatie is over het algemeen vereist:

Naam patiënt, geboortedatum en patiëntnummer;
Namen van andere betrokken personen (bijvoorbeeld medewerkers of bezoekers);
Datum, tijd en locatie van het incident;
Naam en adres van de faciliteit waar de gebeurtenis plaatsvond;
Type incident (bijv. medicatiefout, val, uitval van apparatuur);
Korte, feitelijke beschrijving van het incident, in chronologische volgorde geschreven;
Na(a)m(en) en contactgegevens van de getuige;
Details en totale kosten van de verwonding en/of schade, indien van toepassing;
De op dat moment ondernomen actie;
Naam van de betrokken arts;
Naam en contactgegevens van de persoon die het incident meldt (indien van toepassing).

Schrijf objectief

Meldingen van incidenten moeten zich richten op de feiten, met gedetailleerde informatie over directe observaties, ondernomen acties, verleende hulp en geïnitieerde communicatie:

Beschrijf precies wat je zag toen je ter plaatse kwam of wat je hoorde waardoor je dacht dat er een incident had plaatsgevonden. Voeg indien mogelijk directe citaten van de patiënt en/of andere betrokkenen (bijvoorbeeld een collega of bezoeker) toe en vermeld duidelijk de bron;
Voeg andere relevante details toe, zoals je onmiddellijke reactie (bijvoorbeeld hulp inroepen of de arts informeren). Voeg eventuele uitspraken van een patiënt toe die kunnen helpen om zijn gemoedstoestand te verduidelijken;
Vermijd aannames. Trek geen conclusies over hoe de gebeurtenis is verlopen en speculeer niet over wie of wat het incident heeft veroorzaakt;
Wijs geen schuldige aan. Wijs niet met de vinger naar een collega. Het incidentrapport moet een gedetailleerde beschrijving bevatten van wat er is gebeurd, niet van wie je denkt dat verantwoordelijk is.

Gebruik software voor digitale incidentrapportage

Ondanks de beschikbaarheid van gebruiksvriendelijke software voor het melden van incidenten, vertrouwen veel zorgorganisaties nog steeds op schriftelijke incidentrapportage op papier, of rapporteren ze in Excel. Handmatige incidentrapportage is een tijdrovend, kostbaar en foutgevoelig proces met veel beperkingen, waaronder gegevens van lage kwaliteit en beperkte flexibiliteit.

Het verzamelen van incidentgegevens is slechts de eerste stap in het proces van incident management. Om veiligheidsproblemen te identificeren en te corrigeren, moeten de juiste mensen die incidentgegevens kunnen openen, sorteren, ordenen en analyseren, iets wat bij het gebruik van papieren rapporten een grote uitdaging, zo niet onmogelijk is.

Om optimaal te profiteren van incidentrapportage, gebruik je een incident management applicatie die incidentgegevens elektronisch verzamelt, die gegevens opslaat in een centrale database en deze analyseert met behulp van beproefde methoden.

Meer informatie over incidentrapportage

Download ons eBook "Templates rapportageformulieren" als je meer wilt weten over het zelf ontwikkelen van goede meldingsformulieren
Onze speciale themapagina behandelt de belangrijkste punten rondom het organiseren van incident management

SaaS software oplossingen voor incidentrapportage: